生成AIを導入する際の社内ルールの決め方や作る方法、ガバナンス体制の構築方法を徹底解説

2024-01-212024-10-24

生成AIは、私たちの生活や業務を効率化してくれるツールです。

しかし、使い方を誤ると企業の評価を下げたり、法律に抵触してしまったりと不利益を被る可能性があるため、注意しなければいけません。

この記事では、生成AIを利用する前に明確にすべき社内ルールの内容と作成方法を紹介します。

ぜひ最後まで読み進めて、生成AIを使うための社内ルール策定に役立ててください。

生成AIとは

生成AIとは、人間が行うクリエイティブな作業を学習し、新しいコンテンツやアイデアを生み出すAIシステムです。

昨今では「ChatGPT」や「DALL-E」など用途に応じた生成AIが開発され、ビジネスシーンや日常生活で活躍され始めています。

また、生成AIは、テキスト、音声、画像、音楽など、様々な形式のデータを扱うことができるため、人的作業を代替しやすくなっているのが特徴です。

例えば、ユーザーの指示に基づいて文章を書いたり、特定のスタイルで画像を生成したりできます。

生成AIに求められる社内ルール

生成AIを導入することで私たちの業務が効率化されますが、決められた社内ルールに沿って利用しなければ、大きな問題に発展する可能性があります。

この項目では、生成AIを扱う際に求められる社内ルールを詳しく解説していきます。

個人情報・機密情報を不用意に入力しない

個人情報や機密情報を生成AIに入力する際は、注意しなければいけません。

生成AIは入力されたデータを元に学習し、新しい情報を生成します。社内で使用する際、個人情報や機密情報を不用意に入力すると、それらの情報が外部に漏れるリスクがあります。

たとえば、社員の個人情報や企業の秘密に関わるデータを生成AIに入力すると、その情報が生成されたコンテンツに反映される可能性があり外部に流出してしまいます。

従業員の個人情報、顧客データ、企業の財務情報など、機密性の高い情報をAIに入力することは避けなければいけません。

したがって、従業員がどのようなデータを生成AIに入力して良いのか、明確なガイドラインを設けることが重要です。

AIが出力したコンテンツの正確性を過信しない

生成AIは有用なコンテンツを提供しますが、出力結果が常に正確であるとは限りません。

時として、「ハルシネーション」と呼ばれる事実と異なる内容や誤った情報に基づく結果を生成する場合があります。

誤った情報提供は、企業の信頼性や評価に悪影響を与える可能性が高くなるため、AIによって生成された情報を人の手で検証することが重要です。

このルールを社内で実施するには、生成AIの出力に対する疑問を持つような文化を育成し、従業員に生成AIの限界と可能性を正しく理解させる教育が重要です。

特に、重要な意思決定やビジネスプロセスに生成AIの出力を活用する場合は、追加の検証プロセスや専門家のレビューを行うことを検討するようにしましょう。

生成AIの著作権問題に注意する

生成AIを使用してコンテンツを作成する際は、著作権に注意する必要があります。

AIは人間の作品を参考にして新しいコンテンツを生成することが多いですが、この過程で既存の著作物を無断でコピーしたり、類似した作品を生み出す可能性があります。

これが著作権侵害につながる恐れがあり、特に商業的に利用する場合には法的な問題に発展することもあるため、注意が必要です。

社内でこのルールを遵守するためには、従業員に著作権の基本を教育することが重要です。

AIが生成したコンテンツがどのような条件下で著作権の対象となるか、どのような利用が著作権侵害に当たるかを理解させる必要があります。

生成AIを利用したコンテンツ作成での著作権のリスクを適切に管理し、法的なトラブルを防ぐようにしましょう。

トラブルが起きたときの対応を明確にすることも重要

生成AIの使用には様々なリスクが伴います。

誤情報の生成、データの漏洩、著作権の侵害など、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。

トラブルが起きた際は迅速に対応するためにも、事前に対応手順を明確にすることが重要です。

具体的には、トラブルが発生した際の報告ルートや連絡先を定め、全ての従業員に周知するようにしましょう。

また、トラブルが発生した際に、関連する法律や規制に基づいて適切な対応をとれるように、法務部門や専門家のアドバイスを求めることも重要です。

これらの対応計画を定めることで、生成AIの使用に伴うリスクを効果的に管理し、問題が発生した際の混乱を最小限に抑え、企業の評判や業務の継続性を守ることができます。

なお、生成AIのリスク面について知りたい方はこちらをご覧ください。
→生成AIの企業利用・開発のリスクとその対策を解説！開発失敗事例も紹介

生成AI利用に社内ルールが求められる理由

生成AIを正しく扱えば業務効率化を図れますが、さまざまなリスクも伴います。

主なリスクは以下のとおりです。

誤った情報やコンテンツの生成
個人情報、機密情報の流出
著作権違反

まず、AIが生成するコンテンツの正確性や適切性は常に保証されるわけではありません。

生成されたコンテンツに誤りがないかを確認するルールを作る必要があります。

また、個人情報や企業の機密情報を含めて生成AIに入力した場合、生成されたコンテンツに反映されて、外部に漏れてしまう可能性があります。

生成AIで個人情報や機密情報を扱う場合は注意してください。

さらに、AIによって生成されたコンテンツが著作権を侵害する可能性があるため、これに対する明確なガイドラインが必要です。

したがって、生成AIの利用においてはこれらのリスクを管理し適切な使用を確保するための社内ルールが求められるのです。

生成AIのガバナンス体制とは

生成AIのガバナンス体制とは、AI技術の使用や開発に関するルールや方針を定めるプロセスを指します。

ガバナンスには以下の4つの要素が必要とされています。

AI原則(最終的に保護されるべき技術中立的なゴール)：国や地域、企業で守るべき8つのテーマ
ゴールを達成するための横断的で中間的なルール：AI原則を実現するためのルール作成
個別分野等にフォーカスしたルール：個別分野に対しての特定ルール作成
モニタリングとエンフォースメント：ルール確立後の実運用のモニタリングや法的観点からの確認

AI原則に定められている8つのテーマとは以下のとおりです。

プライバシー
アカウンタビリティ
安全性とセキュリティ
透明性と説明可能性
公正性と非差別性
人間による技術管理
専門家の責任
人間的な価値の促進

参考記事：AIガバナンスをめぐる国内外の動向

これらすべてを含めたガバナンス体制を作ることで、生成AIの技術を最大限利用しやすくなり、リスクを最小限に抑えることが可能です。

生成AIの社内ルールを作る方法

生成AIの社内ルールを作る方法は、AIの適切な使用を保証し、リスクを管理するために重要です。

作るべき主な社内ルールは以下のとおりです。

生成AIの社内ルールを作る目的：生成AIは正しく使えば便利だが、利用方法によっては他社の権利を侵害する可能性を名言します
対象とする生成AI：生成AIは数多くあるため対象を絞ります(例：OpenAI社が提供するChatGPT)
生成AIの利用が禁止される用途：業務内容にとっては生成AIの利用を禁止すべき場合もあることを名言します
社内ルールの構成：社内ルールのどこに何が書いているかを明確にします。(例：目次)
生成AIのデータ入力に際して注意すべき事項：個人情報や機密情報の扱い方を明言します
生成物を利用するに際して注意すべき事項：誤った内容や他社の権利を侵害する可能性があることを明言します

生成AIを業務で効率よく使うためにも、これらの内容をまとめて社内ルールとし、従業員に徹底させることが大切です。

なお、ChatGPTによる学習を防ぐ方法について知りたい方はこちらをご覧ください。
→ChatGPT APIとは？使い方や料金体系、できること、おすすめ活用事例15選を紹介

社内のAIルール作成は専門家に相談するのもおすすめ！

社内で生成AIを利用する際のルール作成は、多岐にわたる専門知識が必要となるため、専門家に相談するのもおすすめです。

AI技術は日々進化し、その適用範囲も広がっているため、法的な側面、倫理的な問題、技術的な制約など、多角的な視点からの検討が必要です。

専門家は、AIの最新動向や法規制の変更を理解しており、その知識を活用して企業が直面する具体的な問題に対処するのに役立ちます。

たとえば、AIによる個人情報の取り扱いに関するルール作成では、データプライバシーに精通した法律専門家の助言が重要です。

また、AIが生成するコンテンツの著作権に関連する問題については、知的財産権に関する専門家の知見が求められます。

専門家と連携することで、AIを安全かつ効率的に利用するための基盤となる社内ルールを効率よく作成できるでしょう。

なお、ChatGPTを企業で利用するリスクや注意点、対策について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください
→ChatGPTを企業利用するリスクと対策5選｜実際の企業事例と共に解説

社内ルールを明確にしてから生成AIを利用しよう！

本記事では、生成AIの利用には社内ルールが必要な理由と作成方法を紹介しました。

生成AIは正しく使えれば便利ですが、扱い方を誤ると個人情報の流出や著作権違反などの大きな被害を受ける可能性があります。

効率よく生成AIを扱うために、社内ルールを明確化してから利用していくようにしましょう。

最後に

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