生成AIで業務フローを自動作成する方法！おすすめツールと注意点を徹底解説

ビジネスの場面における生成AIの活用が広がっています。業務フローの作成についても同様で、上手に生成AIを活用することで新人教育の期間を短縮させたり、細かい業務ミスを削減できます。

この記事では、生成AIで業務フローを作る方法やメリット・デメリットなどを解説します。業務フローを作成できる生成AIツールや、実例としてChatGPTを利用して業務フローを作成する方法も解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

なお弊社では、業務フローの自動化を行う生成AIの導入について無料相談を承っています。こちらからお気軽にご相談ください。
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生成AIの概要

生成AIとは、人工知能技術を用いて新しいコンテンツやデータを自動生成するシステムです。従来のAIシステムは、主にデータの分析や処理に特化していました。一方で生成AIは、テキスト・画像・音声・音楽など様々な形式のコンテンツを作成でき、既存のデータやパターンから学習して独自の作品を生み出します。

生成AIはクリエイティブ産業・教育・ビジネス・医療など多岐にわたる分野で応用されており、その進歩によって多くの新しい可能性が開かれています。

なお、生成AIの活用事例について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→【生成AI×仕事術】職場で神様扱いされる活用事例11選

業務フローが作れる生成AI

最近ではChatGPTなどの生成AIを利用して、業務フローを作成する会社も増えています。これらのAIは業務プロセスを理解し、

• 自動化の提案
• ドキュメント作成
• FAQの作成

など多岐にわたるサポートを提供します。

ユーザーからの自然言語の指示に基づいて業務フローを設計し、最適化された手順やプロセスの提案を行うことが可能です。これにより、企業は効率化を図りながら、時間とコストの削減を実現できます。AIの活用により業務フローの設計と改善がより迅速かつ柔軟に行えるようになっています。

生成AIで業務フローを作るメリット3選

生成AIを活用して業務フローを作成することで、企業は様々なメリットを得ることができます。人間では限界があるようなことでも、AIを使うことでスピーディに実現できてしまうのです。今後、生成AIを使う企業と使わない企業では、大きな差がつくと予想されます。

業務効率が向上する

生成AIを利用して業務フローを作成することで、業務効率が大幅に向上します。AIは複雑なデータを取り扱うのが得意です。企業にとって重要なデータや指標を分析させ、最適な業務プロセスを提案することで自動化を促進し、時間の節約と誤りの削減を実現します。その結果として、従業員はより創造的な業務に集中できるようになるでしょう。

仕事の流れを共有できる

生成AIを用いた業務フロー作成は、チーム間での仕事の流れの共有と理解を深める上でも大きなメリットがあります。複数人数で仕事をするときの課題の1つが、共有の難しさです。AIが作成した詳細かつ明確な業務プロセスは、従業員が責任範囲と実行ステップを正確に把握するのを助けます。

これにより、業務の透明性が高まり、チームメンバー間の調整が容易になります。

思いがけない案が出せる

生成AIを活用して業務フローを設計することで、思いがけない新しい提案やアイデアを引き出すことも可能です。AIは大量のデータと過去の事例から学習するため、従来の人間の思考では見過ごされがちなパターンや関連性を発見し、それをもとに革新的な業務プロセスを提案します。

このようなアプローチは業務の効率化だけでなく、サービスの向上や新たなビジネスチャンスの創出にも繋がります。生成AIによる予期せぬ提案は、組織に新鮮な視点をもたらし、創造的な問題解決を促進してくれるでしょう。

生成AIで業務フローを作る際の注意点

生成AIで業務フローを作る際には、注意点も把握しておく必要があります。AIはとても便利なツールですが、使い方を間違ってしまうと会社にとってマイナスの結果を引き起こす可能性もあります。適切に活用するためにも、注意点を理解しておきましょう。

ハルシネーションのリスクがある

生成AIで業務フローを作成する際の注意点の1つは、AIの提示する情報に誤りが含まれる可能性、いわゆる「ハルシネーション」のリスクです。AIが実際には存在しないデータや不正確な情報を生成することがあり、これをそのまま業務プロセスに取り入れると誤った決定や非効率な作業フローを生む可能性があります。したがってAIによる提案は専門家による検証が必要で、正確性と実用性を確認することが重要です。

情報漏洩のリスクがある

社外秘や機密情報を扱う場合、生成AIを介して業務フローを作成する際には、データの安全性とプライバシーの保護が重要な注意点となります。機密情報を扱う際には

• データの暗号化
• アクセス制御
• APIのセキュリティ設定の確認

など、厳格なセキュリティ対策を講じる必要があります。また、信頼できるAIプロバイダーを選択し、データ保護ポリシーが企業のセキュリティ基準に適合していることを確認することも重要です。

なお、生成AIのリスクについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→生成AIの企業利用・開発のリスクとその対策を解説！開発失敗事例も紹介

業務フローが作れる生成AIツール4選

生成AIを使って業務フローが作れるツールをご紹介します。会社内でうまく活用することで、格段に業務を効率化できる可能性があります。無料で使い始められるツールもあるので、気になるツールはぜひ活用してみてください。

acomo

「acomo」は、AIを活用してワークフローを自動生成するプラットフォームです。ヘッドレス志向で設計されており、APIを通じて様々な操作が可能で、既存のシステムやカスタムUIに簡単に組み込むことができます。エンジニアファーストを重視しており、フリープランとスタンダードプランの二つの利用プランが提供されています​​。

参考記事：AIでワークフローを生成！ヘッドレス志向のワークフロープラットフォーム「acomo」を正式リリース

bindit

「bindit」は業務フローを自動化するSaaS連携ツールで、2023年9月に生成AI「ChatGPT」との連携を開始しました。この連携によりWebフォームで受け付けた質問への回答例の作成や、メール内容の要約などの文章作成業務を自動化できる予定です。文章作成の標準化と生産性向上が大きく期待されているツールです。

参考記事：業務フロー自動化ツールの「bindit」が、生成AI「ChatGPT」との連携を開始

HandAGI

「HandAGI」は、ChatGPTを活用して業務効率化をサポートするサービスです。

• 業務の見える化
• 課題の優先順位付け
• 不必要な業務の削除
• 業務の仕組み改善

などをChatGPTが行い、業務フローを自動生成・実行を支援します。

ユーザーのニーズに応じてカスタマイズ可能なAIソリューションを提供し、様々な業務プロセスの自動化と最適化を実現します。

参考記事：HandAGI

ジュリエット Powered by ChatGPT

「ジュリエット Powered by ChatGPT」は、内部統制フローチャート（業務プロセス図）を自動生成するサービスです。内部統制フローチャートの作成は手作業が必要であり、その負荷は重いものでした。そのためこの作業をAIが自動生成できるように開発したのが、今回の図形生成AIです。

この機能により業務プロセスの視覚化を瞬時に行い、IPO準備・監査法人・経営企画部門などでの作業効率化が期待できます。

参考記事：AIが「業務プロセス図（内部統制フローチャート）」を自動生成：ChatGPT搭載の「ジュリエット」が新機能リリース

ChatGPTで業務フローを作ってみた

生成AIを使って、業務フローを作成してみます。今回はChatGPTを使って、Show Meというプラグインで3種類のフローを作ってみましょう。Show Meはスキーム・ダイアグラム・アーキテクチャなどを視覚化してくれるツールです。フローチャートやマインドマップを作るのにも役立ちます。

AIツール開発フロー

まずChatGPTを利用して、AIツールの開発フローを作成してみます。実際に弊社でAI開発を行う際の流れをChatGPTに教えて、それを元にしてShow Meにフローを図式化してもらいましょう。

ChatGPTに大枠を考えてもらう

ChatGPTに大枠を考えてもらいます。まず弊社のAI開発の流れを伝え、それを元に大枠を考えてもらいます。以下のように指示を出しました。

しばらくすると、生成AI開発フローの大枠を作成してくれました。重要なポイントを押さえた上で、プロジェクトをどのように進めていけばいいかをわかりやすく示してくれています。ChatGPTはテキストベースの要約や説明が得意なので、業務フローを作る際にも重宝しそうですね。

Show Meプラグインで図式化する

作成した業務フローの大枠を、Show Meというプラグインを使って図式化します。以下のように「上記の開発フローを、図式化してください」と指示を出しました。

Show Meが起動し、30秒ほどで以下のような生成AIの開発フローを作成してくれました。少し文字が小さくなってしまいましたが、しっかりと流れを作成してくれています。

作成したフローは、フルスクリーンで表示したり、必要に応じて外部のツールで編集することも可能です。

ChatGPTとShow Meを使えば、様々な業務フローを簡単に作成することができそうですね！

SEO記事の執筆フロー

続いて同じ流れでSEO記事の執筆フローを作成します。記事を作成する時には、検索上位に表示されるよう色々なことを考えながら書く必要があるので、業務フローがあると助かりそうです。ChatGPTに大枠を作ってもらい、Show Meに図式化してもらいます。

ChatGPTに大枠を考えてもらう

まずSEO記事を書くときの流れの大枠を、ChatGPTに考えてもらいます。以下のように「記事を書くときの流れの大枠を教えてください」とお願いしました。

そうするとすぐに、以下のような回答を返してくれました。SEOに最適化された記事を書くために必要なことを、プロセスごとに分けてピックアップしてくれました。ChatGPTを活用すれば、業務フローのベースも効率的に素早く作成できますね。

Show Meプラグインで図式化する

続いて、Show MeのプラグインでSEO記事執筆の流れを図式化します。ChatGPTに「上記のフローを図式化してください」とお願いしました。

そうすると、以下のような業務フローを生成してくれました。かなりシンプルなものになっていますが、上で挙げてくれた執筆の流れに沿ったものになっています。

図や表にすることでわかりやすくなるものも多いので、複雑なものや人に伝えたいことを表現してくれる生成AIはありがたいですね！

記事の見直しフロー

最後に、記事のチェックについても業務フローを作成してもらいます。記事を書いたときにミスが出ないようチェックリストを作成し、それを図式化してもらうことで直感的に理解できる形にしてみましょう。

ChatGPTに大枠を考えてもらう

これまでの流れと同様、ChatGPTに「記事作成時のチェックリストの大枠を教えて」と投げかけました。

そうすると、すぐに以下のようなチェックリストを作ってくれました。箇条書きにして、内容をわかりやすく整理してくれています。また、質問形式で判断基準を示してくれているので、このチェックリストに答えていくだけで良質な記事が書けそうです。

Show Meプラグインで図式化する

ChatGPTが作成してくれたチェックリストを、Show Meを使って図式化します。「上記のフローを図式化してください」と依頼しました。

そうすると、以下のような業務フローを作ってくれました。今までのものよりも詳細で、枝分かれしたフローになっています。チェック項目を埋めるごとに次に進めていく流れなので、それぞれの項目についてミスなく進行できそうです。

いろんなスタイル・項目でフローを作ることができるので、様々な場面に応用できそうですね。

なお、ChatGPTプラグインについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→【ChatGPTのおすすめプラグイン一覧】猛者達が選んだ最強プラグインの使い方64選

弊社のAIツール開発について

弊社では、AIツールの開発を承っております。

• PoC開発：既存のモデルを流用して、業務用AIツールを開発
• ソリューション開発：ゼロ（基盤モデル）から、AI搭載型システムを開発

過去の開発事例としては

【PoC開発の事例】
● 専門領域における試験問題作成の代替
● カスタマーサポートの代替
● 業界特化知識保有のチャットボットの作成

【ソリューション開発の事例】
● 人事評価の代替
● お問い合わせの自動対応機能
● 研修用補助AIの作成
● デジタルクローンの作成
● 自動追加学習機能

以上のとおり、業界特化型のAIツールをおもに手がけています。

なお弊社コンサルティングの期間や料金につきましては、下表をご覧ください。

まずは無料相談で、貴社のお困りごとをお聞かせください。「解決できる無料AIツールはないか？」といった、開発以外の解決策も含めて共有させていただきます。
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生成AIのシステム開発をしたい！といった方へ

【無料】サービス紹介資料｜生成AIのソリューション開発

AIを使って自社独自のシステムを開発したいといった企業様へ。実績や事例も載せています。

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生成AIで業務フローを作成し、業務を効率化しよう

生成AIを使って業務フローを作成する方法を解説しました。生成AIで業務フローを作ることにより、

• 業務効率が向上する
• 仕事の流れを共有できる
• 思いがけない案が出せる

などのメリットを得ることができ、ビジネスの生産性が上がります。

また、すでに業務フローを作成できる生成AIサービスとして、

• acomo
• bindit
• HandAGI
• ジュリエット Powered by ChatGPT

などが注目されています。自分でChatGPTなどを利用して簡単に業務フローを作成することもできるので、ぜひ試してみてください。

生成系AIの業務活用なら！

・生成系AIを活用したPoC開発

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・システム間API連携

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最後に

いかがだったでしょうか？

弊社では

・マーケティングやエンジニアリングなどの専門知識を学習させたAI社員の開発
・要件定義・業務フロー作成を80%自動化できる自律型AIエージェントの開発
・生成AIとRPAを組み合わせた業務自動化ツールの開発
・社内人事業務を99%自動化できるAIツールの開発
・ハルシネーション対策AIツールの開発
・自社専用のAIチャットボットの開発

などの開発実績がございます。

まずは、「無料相談」にてご相談を承っておりますので、ご興味がある方はぜひご連絡ください。

➡︎生成AIを使った業務効率化、生成AIツールの開発について相談をしてみる。

生成AIを社内で活用していきたい方へ

「生成AIを社内で活用したい」「生成AIの事業をやっていきたい」という方に向けて、生成AI社内セミナー・勉強会をさせていただいております。

セミナー内容や料金については、ご相談ください。

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