生成AIを活用したリストの自動作成方法！おすすめツールと注意点を徹底解説

2024-02-252024-07-24

生成AIを活用した業務効率化は、企業の生産性向上や競争力アップに欠かせない要素です。生成AIが得意とする領域の中でも、タスクリストなどの自動作成はすぐに実現できるので積極的に導入したい要素です。

本記事では、生成AIの基本と生成AIを使ったリスト作成のメリットを紹介します。情報漏洩など企業に大きな影響を与えるリスクを回避する方法やおすすめのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

リストの自動作成もできる生成AIとは？

具体的なリスト作成の話題に入る前に、生成AI（Generative AI）に関する基本的な事柄をおさらいしておきましょう。ここでは、生成AIの概要と生成AIを使ってできることについて詳しく解説します。

生成AIの概要

AIモデルGPT-3.5を実装したChatGPTが2022年に公開された際、ChatGPTが創りだす自然な文章や複雑な質問に回答できる能力に衝撃を受けた方も多いでしょう。

生成AIは、その中核となるAIモデルが膨大な量のデータパターンやデータ間の関係について学習します。そして、学習した内容を基に質問に関連する情報を要約する、新たなコンテンツを作成するなどが可能です。

これまでもAIは利用されてきましたが、生成AIとの違いは新しいコンテンツの生成ではなく、特定の条件下での将来予測や判定などが主な目的でした。

生成AIにできること

生成AIは、これまでになかった新しいコンテンツを生み出せるAIツールです。主な活用例では、小説や物語などのテキスト生成、イラストや合成写真などの画像生成、さらにテキストを読み上げる音声の生成もできます。

現在の情報社会では、膨大な情報の中から必要な情報を短時間で取り出し、活用することが競争力強化に不可欠です。動画やテキストを入力して要約を指示すれば、生成AIは重要な情報だけを瞬時に取り出して分りやすく出力してくれます。

これらの特性を利用して生成AIは、医療・金融・製造など幅広い領域で活用が進んでいます。

なお、生成AIについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→【最新AIツール一覧】生成AIツールをフル活用した最先端の仕事術

生成AIでリストを作成するメリット

生成AIは膨大な情報の中から必要な情報を収集し、分りやすい形で整理・出力する能力を持ちます。この能力は、私たちが日常的に行っている作業の効率化・自動化に役立つでしょう。そのひとつがリストの作成です。ここでは、生成AIでリストを作成するメリットを解説します。

汎用性に優れている

私たちは、日常生活や仕事を効率的にこなすためにリストを活用します。買い忘れのないようにする買い物リスト、今日完了すべきタスクのリストなど目的や用途によってさまざまな種類のリストを使い分けているでしょう。

生成AIは、どのようなリストでもユーザーの希望に応じたリストを作成できる高い汎用性を持ったツールです。作成したいリストについて具体的な指示をすれば、要求に応じたリストを瞬時に作成します。

数値化不可なものまで分析できる

生成AIは、感情分析のような「言語の定量化」も得意です。感情分析とは、ユーザーのサービスや製品に対するフィードバックやコメントから、ポジティブ・ネガティブな要素を効率的に特定・定量化できます。

SNSやウェブ上で飛び交うユーザーの声を感情分析し、重要な情報を自動で定量化・リスト化すればマーケティング活動に有効活用できるでしょう。

時間・労力・コストが節約できる

生成AIでリストを作成する大きなメリットのひとつは、作成にかかるリソースを大幅に削減できることです。人間が入力情報を理解してひとつひとつ項目を作成するよりも、圧倒的に作成スピードが向上します。

生成AIを業務に導入するには、一般的に有料プランの契約が必要です。そのため導入前に費用対効果の検討が必要ですが、AIの処理速度を考慮すれば人件費の削減可能額の方が大きいでしょう。

案出しまで任せられる

生成AIによりリストを作成した後、その内容を基にアイデア出しや企画案の立案も依頼できます。

AIは、リスト化された情報から特定のパターンや重要な情報を分析します。その結果や企画の目標などを基に計画や戦略を含む企画書を作成可能です。

出力された結果をレビューし、必要に応じて修正指示を繰り返すことで効率的に企画案ができあがります。

生成AIでリストを自動作成する際の注意点

ビジネスや日常生活で便利に利用できる生成AIですが、代表的な注意点が2つあります。これらの注意点を考慮せずに生成AIを利用すると、将来的に大きな問題を生じかねません。生成AIを利用する前に十分理解しておく必要があります。

ハルシネーションのリスクがある

AI分野におけるハルシネーション（Hallucination）とは、AIが「事実に基づかない嘘の情報」をあたかも事実のように生成してしまうことです。

ハルシネーションが起こる理由として、以下のような要因が考えられます。

Aiモデルが学習の過程で誤った知識を習得する
訓練データの情報が古く、最新情報を反映していない
データが偏っている
情報の正確性よりも文脈を優先している

生成AIを利用する際は、結果の正確性や精度を確認するプロセスを構築しましょう。

機密情報の入力にはAPIが必要

生成AIを使う時は、機密情報の入力に気を付けなければなりません。

機密情報を含むデータを入力するとAIモデルの学習データとして利用されてしまい、思わぬ形で他のユーザーに情報が渡ってしまうかもしれません。

機密漏洩を避ける手段のひとつとして、APIを利用する方法があります。どのデータをシステムに受け渡すかなどを制御でき、機密情報がChatGPTの訓練データとして利用されることを回避できます。

なお、生成AIの導入について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→生成AI社内導入マニュアル！具体的な導入方法、注意点、メリットを解説

生成AI搭載！リスト自動作成用のツール7選

生成AIを使えば、リスト作成に関するタスクを効率的に実施できます。ChatGPTをはじめとした生成Aiをそのまま利用することもできますが、生成AIのAPIを利用した専用のツールを使えば使い勝手もよく、さらに効率的です。ここでは、代表的なツールを7個紹介します。

【ToDoリスト】Copilot in OneNote

仕事でメモや議事録を作成する際、MicrosoftのOneNoteを利用する企業も多いでしょう。OneNoteにはGPT-4をベースとしたCopilot機能が実装されており、ワンクリックでメモの内容を瞬時に理解します。要約やToDoリストの作成、メモを基にした新しいコンテンツの作成などが可能です。

この機能を利用するには、「Copilot for Microsoft 365」または「Copilot Pro」のライセンス契約が必要です。

参考：https://support.microsoft.com/ja-jp/copilot-onenote

【ToDoリスト】KDDI Voice Viewer

KDDI Voice Viewerは、録音した通話音声データをクラウド上で管理・活用する法人向けのサービスです。生成の活用により通話で交わされた会話のテキスト化、要約、ToDoリスト作成など、通話記録を効率的に活用できます。通話内容をテキストで管理するので、検索や内容の共有も容易です。

情報はクラウド上で管理されるため、どこからでもアクセス可能で部門横断的に全社で活用できます。顧客からのフィードバックを迅速に改善活動に反映できるなど、生産性の向上やサービスの質向上に役立つでしょう。

参考：https://biz.kddi.com/service/kvv/

【ToDoリスト】スマート書記

スマート書記は、クラウド型の議事録作成支援ツールのひとつです。会議の録音データから、文字起こしや要約などをAIを用いて自動化します。作成した議事録の共有も簡単です。

録音データから文字起こししたテキストにラベルを追加すれば、自動でToDoリストを作成します。担当者に送付すれば、タスクの実行・管理も迅速に行えるでしょう。

参考：https://www.smartshoki.com/

【ToDoリスト】Todo AI

ToDo AIは、ToDoリストを作成することで生成AIがそのリストを実行するツールです。ChatGPTをはじめとした最先端の生成AIが自動でタスクの内容を把握して実行するため、AIへの指示やプロンプトの工夫は必要ありません。

専門知識や難しい操作は不要で、誰でも簡単にAIによる業務効率化を実現できます。ツールには、ToDoリストの自動実行の他にWeb要約AI機能なども搭載しており、幅広い業務で活用可能です。

参考：https://andllm.com/ja

【ToDoリスト】Goblin Tools

ToDoリストの作成を生成AIに任せたい場合は、Goblin ToolsのMagic ToDoを使うと良いでしょう。目標を文字で入力するだけで、自動で必要なタスクを作成してくれます。

例えば「車を購入する」を入力してボタンをクリックするだけで「予算を立てる」「種類を決める」「販売店を探す」などの項目が瞬時にリストアップされます。完了したタスクのチェックボックスをクリックすれば、進捗を確認できます。

UIは英語ですが、日本語で使えます。AIモデルにはOpenAIのGPTを利用しています。

参考：https://goblin.tools/

【Q&Aリスト】QAジェネレーター

サービスなどの利用者に向けて「よくある質問集」を作成することも多いでしょう。利用者の疑問を考え、回答に必要な情報を調べるなどの作業には多大な労力が必要です。これを生成AI（GPT-4）を活用して自動化するのがQAジェネレーターです。

マニュアルや仕様書など構造化された文書データからAIが内容を自動で読み取り、Q&Aを自動生成します。チャットボット導入を検討中の企業様におすすめのツールです。

参考：https://cognigy.tdse.jp/service/qa-generator/

【Q&Aリスト】hitobo

hitoboも生成AIを使ったチャットボットのひとつです。Q&Aの作成は、製品やサービスの内容をよく理解していなければ膨大な時間を要するだけでなく、回答の質も悪くなり顧客満足度を悪化させる可能性があります。

hitoboは、Webページや説明書などの資料からQ&Aを自動生成するツールです。数カ月かかるチャットボットの導入を3日程度まで短縮できます。

参考：https://hitobo.io/

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生成AIによる業務効率化が生産性向上の鍵！ToDoリスト作成からAIの導入を始めよう！

生成AIは、議事録や説明書などの文章の内容を基にToDoリストやQ&Aを自動で作成できます。近年の生成AIは動画や音声から文字起こしも可能になり、テキストデータに変換することで検索や要約、リスト作成など幅広く情報を活用できるようになりました。

生成AIによる業務の自動化を進めれば、作業時間の短縮、情報共有の迅速化、顧客対応の質やスピードの向上など、企業の競争力強化に大きく役立つでしょう。

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