生成AIを使った業務ハック術10選！業務が爆速となる仕事術を徹底解説
WEELメディア事業部リサーチャーのいつきです。
突然ですが、みなさんは「業務ハック」という言葉をご存知でしょうか。業務ハックとは、日々の業務を効率化し、成果を最大化するための様々なテクニックやツールの活用法のことを指しています。
とくに、生成AIの活用は業務プロセスに大きな変革をもたらすので、活用しない手はありません。
この記事では、生成AIを使った業務ハック術を紹介し、実際の事例を通じて、その効果と注意点について掘り下げていきます。最後まで目を通していただくと、仕事の効率化によるストレスの軽減やワークライフバランスの改善が見込めるでしょう。
ぜひ最後までご覧ください。
業務ハックとは
業務ハックとは、日々の業務を効率化し、成果を最大化するための様々なテクニックやツールの活用法のことです。大掛かりな経営改革や業務改善とは異なり、現場主導で小さな改善を繰り返していくことを指しています。
最近では多くのAIツールが台頭してきているので、これを活用しない手はありません。もともと手作業で行っていたルーティンワークを自動化すれば、それだけでも業務効率化が大幅に見込めますよ！
なお、生成AIの法人利用方法について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→ChatGPTを法人利用する方法5選！おすすめの法人向けAIサービスも紹介
業務ハックに生成AIを活用するメリット
生成AIを業務ハックに取り入れることで、仕事の質と速度を革新的に向上させることができます。
具体的には、以下のメリットがあります。
- 時間短縮
- ワークライフバランスの改善
- 生産性向上
- 人的ミスの軽減 etc.
まず、生成AIは繰り返し発生するタスクを自動化し、作業にかかる時間を大幅に短縮できます。その結果、業務の自動化と効率化が実現するので、プライベートな時間が増えてワークライフバランスが改善するというわけです。
また、生成AIは単純作業だけでなく、複雑なデータ分析や意思決定サポートなどの高度なタスクも効率化できます。AIの精度は人間のそれを上回ることが多く、人的ミスを減らせるのも嬉しいポイントです。
生成AIを使った業務ハック術10選
生成AIを活用すれば、さまざまな視点から業務ハックが可能です。
ここでは、その具体的な活用法を10個まとめました。
- 情報収集
- メール作成
- 資料作成
- 翻訳
- クリエイティブやキャッチコピーの作成
- SNS投稿文の作成
- 広告の分析
- プログラミング
- ファイルの解析
- アイディア出し
以下で、それぞれの活用法を詳しく解説していきます。
今回解説する事例において、弊社がX（旧Twitter）で発見した参考となるツイートを紹介させていただいております。取り下げなどのご連絡は、弊社公式X（旧Twitter）からご連絡ください。
①情報収集
生成AIを活用しているのは、実は企業や個人だけではありません。
今回、原子力規制庁とカジノ管理委員会が情報収集で生成AIを活用すると公表しました。
両組織が生成AIで業務ハックを目指すのは、長時間労働が常態化している現状を打破するためだと思われます。
生成AIを用いた情報収集は、最新のトレンドや必要なデータを迅速に収集するのに役立つので、原子力規制庁とカジノ管理委員会の情報収集でも活躍するでしょう。
なお、すでにデジタル庁・経済産業省・農林水産省も生成AIを活用する意向を示しているため、今後も内閣府などの関係省庁で生成AIの普及が進んでいきそうです。
②メール作成
業務ハックにおける生成AIの活用は、メール作成の効率化にも役立ちます。こちらの投稿者は、実際のプロンプト付きで解説してくれているので、まずは以下をご覧ください。
まず、社会人が1日2時間以上もメール作成に時間を割いているというのは驚きですよね…生成AIで業務ハックを実現すれば、1日のメール作成を1/3にでき、1年なら333時間も時短できるとのことです。
ChatGPTで細かく条件を指定すれば、ハイクオリティのメール文を作成できるので、ぜひ試してみてください！
③資料作成
社会人になると、社内や社外の人に向けてプレゼン資料を作る機会が多くなると思います。ただ、プレゼン用のスライドは文章やエフェクト、画像の配置も意識する必要があるので、手軽に作成できるものではありません。
そこで、資料作成においても、生成AIを活用するのがおすすめです。
投稿者の場合は、「Gamma」という生成AIを使って、3分で資料作成を完了させたようです。おそらく、手動で作ったら1時間はかかるクオリティなので、生成AIによる業務ハックが成功しているといえますね！
普段から資料作成に時間がかかっている方は、ぜひ真似してみることをおすすめします。
④翻訳
一部の業界では、英語の記事や論文を翻訳することもあると思います。こちらも、生成AIを活用すれば、業務ハックが可能です。
なお、生成AIできるのは翻訳だけではありません。同時に要約もこなしてくれるので、自分の手で要点をまとめる必要がなくなります。
ただ、要約も依頼する際は、プロンプトにしっかりとその旨を記載しましょう。普段から翻訳業務に時間を取られている方は、この機会に生成AIの導入を検討してみてください！
⑤クリエイティブやキャッチコピーの作成
デザインのアイデア出しやキャッチコピーの作成など、クリエイティブな業務ほど手が進みにくいものです。しかし、生成AIを活用すれば、アイデアのたたき台を作成できるので、その後の編集や議論がスムーズに進みます。
実際に、日清食品では生成AIを業務に組み込むことで、業務ハックを実現しているとのことです。
日清食品では、商品のパッケージデザインのたたき台を生成AIが作成することで、マーケティング担当者とデザイナー感のコミュニケーションを円滑化させています。
今回の事例のように、生成AIはクリエイティブ業務でも活用できるので、アイデア出しが苦手な方ほど活用してみましょう！
⑥SNS投稿文の作成
企業や個人が知名度を向上させるための手段として、もはやSNS運用は必須です。しかし、投稿文の作成に時間がかかりすぎて、ほかの業務にリソースを割けていない方も多いのではないでしょうか。
以下の投稿者が解説していますが、生成AIにはSNSの投稿を自動で作成できるものもあります。
キーワードを入力するだけで投稿文を考えてくれるので、かなり便利ですよね！
投稿文だけでなく、SNS運用で重要な投稿時間についても調整できるようなので、かなり使い勝手がよさそうです。SNS運用を効率化させたい方は、ぜひ導入してみてください。
⑦広告の分析
生成AIによる業務ハックは、広告の分析まで可能にしています。デジタル版だけで1,000万人近い有料購読者を抱えているニューヨークタイムズが、生成AIを利用して広告を分析する仕組みを構築したとのことです。
生成AIを広告分析で活用すると、利用者の属性に合わせた適切な広告を表示できるようになります。商品を売り込みたい企業側はもちろん、購読者も興味関心の高い広告を閲覧できるようになるので、双方にメリットがありますね！
⑧プログラミング
生成AIによる業務ハックは、プログラミング業務の効率化も可能にしています。ChatGPTにコードの作成を依頼すれば、数秒で希望のコードを出力してくれるので、もはやプログラミングの知識がなくてもコードの生成が可能です。
こちらの投稿者もChatGPTを使用して、フォルダ作成UIパネルを動かすためのコードを作成してもらっています。
コードの生成を自動化できれば、ルーティンワークに時間がかからなくなるので、開発者はより創造的な作業に集中できるようになります。
単純なコードであれば、生成AIでも十分なクオリティで生成できるため、ぜひ活用してみてください！
⑨ファイルの解析
最近では、ファイルの解析においても生成AIの活用が進んでいます。クリエイター向けのソフトを多く展開しているAdobeでは、PDFファイルの要約や質問への回答が行える新機能を「Adobe Acrobat」に搭載する予定で動いているようです。
Adobe Acrobatの新機能を使って生成された回答にはリンクが付いており、クリックすると該当部分まで飛べる仕様になっているとのこと。事実確認を素早く行えるので、誤った情報を掴まされるリスクを軽減できますね！
普段からPDFファイルなどで長文を読んでいる方は、導入してみると業務ハックが急速に進みそうです。
⑩アイディア出し
生成AI活用すると、さまざまなアイディアを瞬時に提案してくれます。これは多くの方がすでに利用していると思いますが、ボスコンのレポートでは、生成AIがどの程度人の成績を向上させているかについてまとめていました。
上記の投稿者が解説しているとおり、アイディア出しにおいては90%以上の方の成績を向上させているとのことです。ただし、問題発見は苦手なので、ここは人間が対応するしかありません。
おそらく多くの方がアイディア出しに多くの時間を割いているので、アイディア出しを生成AIに任せてみると業務ハックが実現しそうです。
生成AIで業務ハックを行う際の注意点
生成AIで業務ハックを行う際は、以下3つの注意点があります。
- 誤情報を掴む可能性
- 著作権の侵害
- 情報漏洩
どれも発覚すれば、企業としての信頼を大きく落とすことになるので注意してください。
以下でそれぞれの注意点を詳しくみていきましょう！
誤情報を掴む可能性
膨大な情報から学習している生成AIですが、その情報が常に正確とは限りません。とくに、生成AIが「ハルシネーション」を起こし、実在しないデータや情報を生成することがあります。
これを知らずに生成された情報をそのまま鵜呑みにすると、誤った情報を基に意思決定してしまうことに。このような事態を防ぐためにも、情報の正確性を確認するためのファクトチェックが必要です。
著作権の侵害
生成AIによって作成されたコンテンツ（テキスト、画像、音楽など）は、既存の作品を元に生成されることが多く、著作権を侵害する可能性があります。
とくに、画像生成AIを使用する際は、生成された画像の使用権に注意し、必要に応じて権利者の許諾を得ることが重要です。提供されているツールによっては、商用利用が許可されていないこともあるので注意してください。
情報漏洩
生成AIを利用して外部とのやり取りを自動化する際、機密情報が外部に漏れるリスクがあります。とくに、クラウドベースのAIサービスを使用する場合、情報が外部サーバーに転送されることで、不正アクセスやデータ侵害を引き起こすことがあるので注意しましょう。
データの暗号化やアクセス制御など、情報漏洩を防ぐための厳格なセキュリティ対策が必要です。情報漏洩は企業としての信頼を失うだけでなく、法的問題に巻き込まれることもあります。
なお、生成AIのセキュリティリスクについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
→生成AIのセキュリティリスクとは？具体的な問題や対策、過去に起きた事例を解説
弊社の業務ハック事例
ここでは、弊社の業務ハック事例を2つご紹介します。
- AIメール
- 専門家AI
それぞれ一般公開されているツールやAPIを活用しているので、仕組みさえわかれば誰にでも真似できます。
以下でそれぞれの事例を解説していくので、御社の業務ハックにお役立てください。
AIメール
弊社では、WEB媒体からのメール問い合わせに生成AIを活用するようになってから、メールの対応時間を約80%削減することに成功しています。以前までは1件あたり20〜30分程度費やしていたものをわずか5分で対応できるようになりました。
AIメールでメールを返信する仕組みは以下のとおり。
- メール内容を自動でWEB検索
- 問い合わせ元の業種・業態に応じたAI活用提案と提案内容を記載したメール文を自動作成
- 自動作成したメール文をAIが自動送信
上記の業務フローを取り入れたことで、営業担当の業務工数が大幅に減り、よりコアな業務に集中できるようになりました。
今回AIメールで使用したツールを以下にまとめています。
- お問い合わせAPI受付：Python・FastAPI
- CRMシステム：Retool(Webhook接続)
- 社内連携：Slack(Webhook接続)
- 検索・要約取得：Google検索API、ChatGPT PluginのWebPilot
- メール生成：OpenAI API(GPT-3.5 Turbo)
- メール送信：Gmail API
もし、メールの問い合わせ業務で日々忙殺されているのであれば、弊社で相談に乗ります。
お気軽にお問い合わせください。
専門家AI
弊社では、マーケター・エンジニア・コンサルタントの役割を担う3名の専門家AIをビジネスチャットに招待しています。AIであるため、24時間365日相談できるのが魅力です。
今回専門家AIをビジネスチャットに招待するのに、使用したツールは以下のとおり。
- ChatGPT API：ChatGPTの機能を外部ツールで使用できるようにするAPI
- Langchain：データベースと検索機能を実装するためのツール
- Bolt for Python：Slack公式のアプリ開発フレームワーク
ちなみに、以下の流れで、最適な返信を実現しています。
- ユーザー：メッセージを送信
- ChatGPT：メッセージに関連する役割を専門家AIの中から選択
- ChatGPT：選ばれた役割に沿って回答を生成
- ユーザー：メッセージに合う専門家AIの回答を受信
専門家AIを活用することにより、弊社では業務中に出たふとした疑問の解決やアイディア出しを効率化することに成功しました。
もし、自社で使用しているチャットアプリやLINEに専門家AIを召喚したい方は、弊社までご相談ください。
なお、ChatGPTのAPIについては、以下の記事で詳しく解説しています。
→ChatGPT APIとは？利用方法や料金の確認方法、活用事例15選を紹介
生成AIを活用して業務ハックを始めよう！
生成AIは、その特性上さまざまな業務の効率化に役立つので、業務ハックを進めるうえでも有効です。業務ハックに生成AIを活用すると、以下のようなメリットが受けられます。
- 時間短縮
- ワークライフバランスの改善
- 生産性向上
- 人的ミスの軽減 etc.
なお、この記事では、以下10個の業務ハック事例をご紹介しました。
- 情報収集
- メール作成
- 資料作成
- 翻訳
- クリエイティブやキャッチコピーの作成
- SNS投稿文の作成
- 広告の分析
- プログラミング
- ファイルの解析
- アイディア出し
ただし、生成AIを活用した業務ハックには、以下3つの注意点が存在します。
- 誤情報を掴む可能性
- 著作権の侵害
- 情報漏洩
上記はいずれも企業としての信頼を落とすことに繋がるので、生成AIの利用には十分注意しなければなりません。
弊社の業務ハック事例をご紹介しましたが、生成AIを活用して業務ハックすると、業務効率を大幅に向上できます。
弊社でも生成AIを活用した業務ハックのご相談に乗っていますので、日々のルーティンワークを効率化したい方はお気軽にお問い合わせください！
最後に
いかがだったでしょうか？
弊社では
・マーケティングやエンジニアリングなどの専門知識を学習させたAI社員の開発
・要件定義・業務フロー作成を80%自動化できる自律型AIエージェントの開発
・生成AIとRPAを組み合わせた業務自動化ツールの開発
・社内人事業務を99%自動化できるAIツールの開発
・ハルシネーション対策AIツールの開発
・自社専用のAIチャットボットの開発
などの開発実績がございます。
まずは、「無料相談」にてご相談を承っておりますので、ご興味がある方はぜひご連絡ください。
➡︎生成AIを使った業務効率化、生成AIツールの開発について相談をしてみる。
「生成AIを社内で活用したい」「生成AIの事業をやっていきたい」という方に向けて、生成AI社内セミナー・勉強会をさせていただいております。
セミナー内容や料金については、ご相談ください。
また、サービス紹介資料もご用意しておりますので、併せてご確認ください。
