ChatGPTで簡単ビジネスメール作成！効率化のコツと注意点を徹底解説！
- 業務効率化を目指すビジネスパーソン
- 報告書や案内メールなどのテンプレートを効率化したい方
- ChatGPTの具体的な活用法を知りたい方
ビジネスにおいてメールの作成は欠かせない日常業務の一つです。
しかし、例え一通のメールを送るにも、言葉遣いや論理構成、誤字脱字のチェックなど、確認作業には案外時間がかかるものです。
最近では、日本でも多くの企業がメール作成の効率化のため、ChatGPTをはじめとした様々な生成AIツールを活用しています。
この記事では、代表的なAIツールのChatGPTを使ったメール作成法や実践的なプロンプトをご紹介します。ぜひ最後までご覧になり、御社の業務効率化にお役立てください！
ChatGPTでビジネスメールを作成できるのか
結論から言うと、ChatGPTで日常のビジネスメールを作成することは十分可能です。そのためにはまず、プロンプトと呼ばれる指示文を入力する必要があります。
ChatGPTは日本語でのプロンプト入力にも対応しているため、誰でも簡単に活用することができます。
AIは特に定型文や繰り返し作成するメールの文章作成を得意としているため、新規取引先への挨拶メールをはじめ、商談や打ち合わせ等の日程調整メール、報告書や議事録の送付メール 、お詫びや確認のメールなど、日常の様々なビジネスシーンで活用されるメール文章の作成にはピッタリです。
なお、ChatGPTについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールを作成するメリット
ビジネスメールの作成にChatGPTを活用することで、様々な業務改善効果が期待できます。
単なる文章作成の補助だけでなく、文章自体のクオリティの向上や作業時間の短縮など、実務に直結するメリットがあります。以下の章で具体的なメリットを詳しく解説していきます。
業務効率の向上
ChatGPTを使用することで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
特に定型的なメールや、類似した内容のメールを複数作成する場合に効果を発揮します。例えば、セミナーの案内メールを複数の取引先に送る際、基本となる文章をChatGPTで生成し、各社の特性に合わせて微調整するといった使い方も可能です。
また、文章の構成や敬語の使い方に迷う時間も削減できるため、より本質的な業務に時間を使うことができるでしょう。
誤字脱字などの防止
ChatGPTは日常的な日本語の文法規則や表記ルールに従って、ネイティブレベルの文章を生成できます。
そのため、人間が疲労時や急いでいる際に発生しやすい誤字脱字や初歩的な文法ミスも、ChatGPTを使うことで防ぐことが可能となります。また、同音異義語の使い分けや、適切な漢字の選択なども的確に行えるため、文章校正の手間も大幅に減らすことができます。
読みやすい文章が作成可能
基本的なビジネスメールに求められる論理的な文章構成や丁寧な言葉遣い、明確に要点をまとめて分かりやすい文章で伝えることもChatGPTならお手の物です。
特に、長文になりがちな報告や説明などのメールも、簡潔で分かりやすい文章にまとめ、整理することを非常に得意としています。
また、文章の重要なポイントを箇条書きにしたり、段落分けを適切に行ったりと、受信者にとっても読みやすい形式に整えることができるため、ビジネスの相手方にとってもメリットが大きいと言えるでしょう。
海外からのメールにも対応可能
海外の取引先とのやり取りにおいても、ChatGPTは強力な味方となります。
英語で受け取ったメールの内容を正確に理解し、適切な日本語に翻訳するのはもちろん、返信文をビジネスレベルの英文メールに翻訳して作成することも可能です。
文化的な違いを考慮した丁寧な表現や、ビジネス英語特有の言い回しにも対応できるため、英語が苦手でも言語の壁を感じることなく、スムーズなやり取りが可能になります。
ChatGPTでビジネスメールを生成するためのプロンプトテクニック
プロンプトの書き方次第でChatGPTが生成するメールの質が大きく変わります。ここでは、実務で即活用できる具体的なプロンプトテクニックをご紹介します。特に重要なのは、状況や目的、内容を明確に指定することと、必要な要素を漏れなく伝えることです。
クライアントから届いたメールの返信文作成時に使えるプロンプトテクニック
ここでは実際に「ふっくさん」という方が自身のXで紹介していたChatGPT用のビジネスメールプロンプトを実際に試してみた様子をご紹介します。
まず初めに、Xからプロンプトをそのままコピペして、ChatGPTのメッセージ送信欄に貼り付けます。
次に、余分な文字や文面などを削除して修正したら、右下の白い丸の矢印ボタンをクリック。
するとChatGPTの方からメール作成に必要な要素を3つ聞かれました。（上記画像参照）
そこで、以下のような適当な文面を考えて再度、メッセージ画面に具体的な指示を入力すると。
上記のような具体的な送信メールの案が回答として帰ってきました！
誤字脱字や文法表現などおかしな部分がなければ、適切に改行や空欄部分を正しい情報で埋めれば返信メールの完成です。ダブルチェックのため、念のため送信前に最終確認することをおすすめします。
海外の取引先とのメールで使えるプロンプトテクニック
次は海外の取引先との英文メールの作成にも挑戦してみましょう。
筆者の英語力は恐らく中学生レベルなので、ここでは海外暮らしの長いカズさんのXのポスト（以下）からプロンプトを引用しましょう！
まずはChatGPTを使い、以下のような適当な日本語のビジネスメール案を作ってもらいます。
次にカズさんのプロンプトを参考に「〈日本語〉を英語にして」と指示を出すと…。
このような英文に瞬時に変換されました！
更に文章の精度を高めるため、ここでは試しに「〈英語〉は自然な英語ですか？」と確認の指示を出しました。
するとChatGPTから以下のような回答が。どうやら実際の文面を添削して修正版を示してくれたようです！
実際の修正指示を元に本文を日本語で書き換えて…
以下のようにもう一度ChatGPTに英訳をお願いすると。
次のようなキレイな英文に訳してくれました！
メールの文末まで体裁が崩れず、きれいに仕上がりました。これで海外の方とのビジネスのやり取りも自信をもって行えますね！
なお、ChatGPTのプロンプト作成について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールを作成する際の注意点
ChatGPTは非常に強力なツールですが、現状、完璧ではありません。効果的に活用するためには、下記に示す重要な注意点を理解しておく必要があります。以下では、特に初心者が陥りやすい注意点について詳しく解説していきます。
不自然な日本語になる場合がある
ChatGPTは自然な日本語を生成できますが、まれに不自然な表現や敬語を使用する場合があります。特に複雑な条件や状況を説明する際の助詞の使い方や、 業界特有の専門用語や慣用句を使用する場合などには特に注意が必要です。
人間も間違えやすいですが、AIも謙譲語と尊敬語を混同するなど、敬語の使い方を間違える場合があります。
また海外にメールを送る場合では、その国の細かい文化的な背景までを理解しているわけではないため、失礼な表現になっていないかなど、生成された文章は必ず人間が最終確認し、必要に応じて修正を加えることが必要になってきます。
特に重要な取引先や上司宛のメールは、ダブルチェックや複数人で確認するなど、事前に社内で入念なチェック体制を構築しておく必要があるでしょう。
情報漏洩のリスクがある
ChatGPTを使用する際は、情報セキュリティの観点から次の点にも注意が必要です。
まず一つ目は、ChatGPTのメッセージ欄に、個人情報や会社の機密情報を書き込まないことです。
ChatGPTに書き込んだ情報は開発元のOpenAI社のサーバーに保存され、AI学習のデータとして活用されます。そのため、そこにうっかり重要な情報を書き込んでしまうと、他の人の出力の際に誤ってその個人情報や機密情報が出力されてしまう危険性があります。
ですので、実際にプロンプトを作成する際は、具体的な情報を「A社」「〇〇案件」のように架空のものに置き換えるなど、情報を抽象化しておきましょう。
また、社内の共用パソコンなどからChatGPTを活用した際には、必ず使った指示文や出力内容をその都度こまめに消しておくこともおすすめします。
なお、ChatGPT4oについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールの作成を効率化しよう！
ここまでご覧いただいたように、ChatGPTをビジネスメールの作成に活用することで、あなたや同じ部署のメンバーの業務効率化にも繋がります。特に、適切な設定やプロンプトの指示の仕方を理解すれば、思い通りの文面を作成することも可能になります。
ただし、あくまでもChatGPTは現状、まだまだ発展途上の不完全なツールと言えます。繰り返しになりますが、出力された文章は必ず、最終的に人間が確認することが重要です。
まずは本記事で紹介したプロンプトテクニックや注意点を参考に、日常の簡単なメールの文面作成から試してみることをお勧めします。
日々の業務で繰り返し活用することで、ご自身や御社の業務に最適な使い方を見つけることができるでしょう。
最後に
いかがだったでしょうか？
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