生成AIで電子帳簿保存を行う方法！AI-OCRやおすすめツールを徹底解説

2022年の電子帳簿保存法の改正により、帳簿書類の電子保存に関する手続き等がシンプルになったことで、企業のDXは新たな段階に入りました。

参考記事：【2022年1月施行】電子帳簿保存法（電帳法）改正とは？改正ポイントを分かりやすく解説！

その中でも、AI技術を使ったツールの活用が、経理作業の速度と正確性を飛躍的に向上させています。そこでこの記事では、電子帳簿保存法の改正内容からおすすめのAIツールまで、すべてを分かりやすく解説しています。

読み進めることで、法改正のポイントと経理作業をデジタル化するメリットがわかるので、あなたのビジネスに適したデジタル化戦略の第一歩を踏み出せるでしょう！ぜひ、最後までご覧ください。

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電子帳簿保存法は2022年に改正

2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正で、電子取引に関するデータ保存が義務化されました。改正内容には、帳簿書類の電子保存に関して税務署長の事前承認が廃止され、電子帳簿等保存制度の利用手続きや保存要件の緩和などが含まれています。

この改正により、電子帳簿保存法の下で認められる保存方法は次の3つに分類されます。

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類をデータ保存すること
• スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存すること
• 電子取引：請求書などを電子的にやり取りした場合の記録をデータ保存すること

これらの改正について、財務省は「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続きを抜本的に見直しました。」と説明しています。

要するに、デジタル化の波に合わせて経理作業の効率化と品質向上を図ったということですね。

参考記事：令和3年度税制改正について

そもそも電子帳簿とは？

「電子帳簿」とは、一般的に電子形式で作成された帳簿のことですが、その範囲は帳簿に限定されません。

正確には、電子帳簿保存法で定義されており、税法で定める帳簿だけでなく書類および電子取引も含まれます。この法律は、所得税法、法人税法、消費税法など、複数の税法にわたる保存方法の特例として位置付けられています。

電子帳簿保存法の目的は、紙の帳簿や書類の代わりに電子データでの保存を認めることにより、経理作業の効率化を図ることです。この法律により、帳簿や書類、電子取引の記録を電子的に保存する際の要件や手続きが定められています。

改正内容

2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正ポイントは以下の通りです。

電子帳簿等保存に関する改正ポイント

• 税務署長の事前承認制度の廃止
• 電子帳簿等保存を利用するための最低限の要件を大幅に緩和
• 優良電子帳簿に対する過少申告加算税の軽減措置

スキャナ保存に関する改正ポイント

• 税務署長の事前承認制度の廃止
• タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和
• 適正事務処理要件の廃止
• 電磁的記録に関して不正があった場合の重加算税の加重措置を整備

電子取引の電子保存に関する改正ポイント

• タイムスタンプ要件および検索要件の緩和
• 電子取引の取引情報について、紙への出力による保存方式の廃止
• 電子取引の取引情報に関して不正があった場合の重加算税の加重措置を整備

こうした改正により、電子帳簿の保存に関する手続きがシンプルになり、利用しやすくなりました。その一方で、電子データの信頼性と安全性を確保するため、セキュリティや管理に関する責任がより重要になりました。

結果として、電子帳簿保存法の改正は企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させたと言えるでしょう。

参考記事：電子帳簿保存法が改正されました

AI技術を使った電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の改正によって利用しやすくなったとはいえ、単に電子帳簿保存制度を利用するだけでは不十分です。特に、膨大な量の帳簿や書類を電子化し、適切に管理・運用するには、高度な技術とシステムが必要となります。

そこでおすすめなのが、AI（人工知能）の活用です！

例えば、AIに請求書や領収書などのテキストを読み取らせてデータベースに入力することで、作業時間を大幅に短縮できます。さらに、書類の分類や整理も自動で行える上、必要な情報をすぐに検索する機能もあります。これにより、税務調査や内部監査時の書類の取り扱いが格段に効率化されます。

AI-OCRとは

AI-OCRは、紙の文書を高精度にデジタル化する技術であり、従来のOCR（光学文字認識）技術に比べて文字認識率が格段に向上しています。

この技術により、紙の文書をデジタル化して電子帳簿として保存する作業が大幅に効率化できます。

AI-OCRの技術的概要

AI-OCRは、画像中の文字を自動で識別し、テキストデータに変換する技術です。

これは、従来のOCR技術を機械学習とディープラーニングにより進化させたものであり、画像中の文字を高精度で識別しテキストに変換できます。文字の形状やスタイルが異なる場合でも正確に読み取り、文脈を理解する能力があるため手書きのノートから複雑な公式文書まで幅広い文書タイプに対応可能です。

このため、AI-OCRはデータ入力の自動化、アーカイブのデジタル化、文書管理の効率化など、多岐にわたる応用が期待されています。

参考記事：「AI OCRとは？」

AI-OCRにできること

それではあらためて、AI-OCRにできることについて詳しく見ていきましょう。

1. 高度な文字認識

AI-OCRはディープラーニング技術を用いて訓練されており、従来のOCR技術よりも高い精度で文字を識別します。文字列単位で認識することにより、文脈を理解するので誤認識が少ないです。

2. 多様な文書形式への対応

非定型フォーマットや複雑なレイアウトを持つ文書でも、AI-OCRは文字の位置や構造を自動で理解し、適切にデータを抽出します。

3. 手書き文字の認識

AI-OCRは、さまざまな筆跡を持つ手書き文字も高い精度で認識できます。

4. 背景やデザインの影響を受けにくい

網掛け文字や白抜き文字など、背景のデザインが複雑な文書でも、AI-OCRは文字を正確に読み取ることができます。視認性の低い文書でもデータ化が可能です。

5. 業務システムとの連携

読み取ったデータは、業務システムやRPA（Robotic Process Automation）ツールとの連携ができ、自動的にデータ入力や文書管理が行われます。

6. データの後処理と高度な分析

AI-OCRは、読み取ったデータの後処理も行うことができ、抽出したデータをもとにした高度な分析や、自社フォーマットへの自動変換が可能です。

以上のように、AI-OCR技術は単に文字をデジタルデータに変換するだけでなく、業務の効率化と自動化を実現するための幅広い機能を備えていることが分かります。

マルチモーダルAIで電子帳簿保存

マルチモーダルAIの特性を考慮すると、電子帳簿保存においても実用化の可能性があると言えます。

マルチモーダルAIの活用事例の一つとして、医療分野での電子カルテとAIの融合に関する研究が挙げられます。この研究によると、さまざまな医療データを統合的に解析することで、病気の早期発見や治療計画の最適化が可能とされています。また、自動運転や産業用ロボット、フリマアプリでの偽物検出やスポーツの試合データ分析にもマルチモーダルAIが利用されています。

これらの事例を踏まえると、電子帳簿保存におけるマルチモーダルAIの応用は、帳簿データの分析、管理、不正の発見など、多方面にわたり有効であると考えられます。

マルチモーダルAIとは

マルチモーダルAIは、テキスト、音声、画像など異なる種類の情報データを総合的に処理できる人工知能です。その核となる技術に、ディープラーニングがあります。

ディープラーニングは、脳の神経細胞の働きを模倣したニューラルネットワークを用いて、画像、音声、自然言語などの複雑なデータからパターンを認識する技術です。これにより、マルチモーダルAIは従来のAIよりも高い精度で、より深い洞察や精緻な予測を行うことができます。

マルチモーダルAIにできること

マルチモーダルAIの技術的概要や一般的な応用事例から、電子帳簿保存法においてどのように利用できるかを考えてみました。

1. 文書管理と精度の高い分類

マルチモーダルAIは、文書のテキスト内容だけでなく、文書に添付された画像や音声メモなども理解するので、より精度の高い自動分類や検索ができるかもしれません。

2. 監査プロセスの自動化

監査の際に必要となる文書や帳簿の確認作業を、マルチモーダルAIを用いて自動化することが考えられます。

例えば、帳簿の数字と関連する契約書の内容を同時に解析し、照合することで、不一致や異常値の自動検出が行えるようになります。

3. 規制遵守のためのリアルタイム監視

企業の経理プロセスや取引記録が電子帳簿保存法の要件を満たしているかを、リアルタイムで監視するシステムの開発が期待できます。

4. 文書の生成と校正

文書の自動生成や校正作業では、マルチモーダルAIがテキスト内容の正確性だけでなく、関連する画像や図表が適切かどうかも評価できるようになります。

マルチモーダルAIの応用はまだ初期段階にあり、電子帳簿保存法における具体的な活用事例や成果はこれから大きく発展していくことが予想されます。

したがってこの技術が、電子帳簿保存法を含む幅広い分野でのDX化を加速させる重要な要素なのは、間違いありません。

なお、マルチモーダルAIについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→マルチモーダルAIとは？シングルモーダルAIとの違いや特徴、できること、事例を解説 | WEEL

電子帳簿保存法に対応済みのAIツール6選！

ここまでお読みいただければお分かりの通り、電子帳簿保存法への対応にはAIの力が必須であると言っても過言ではありません。

そこで、高度なAI技術を活用して電子帳簿保存法の要件を満たす厳選された6つのAIツールを紹介します。これらのツールはいずれも、帳簿管理の手間を削減し、法令遵守を容易にするためのものですので、じっくりと検討してみてください。

バクラク電子帳簿保存

「バクラク電子帳簿保存」は、電子帳簿保存法に完全対応し、書類の保管を一元化できるクラウドサービスです。8,000社以上の導入実績と99%以上の継続率を誇り、スキャナ保存と電子取引の両方に対応しています。

オークラ工業株式会社や株式会社浅野歯車工作所など、多岐にわたる業界の企業が「バクラク電子帳簿保存」の導入により、電子帳簿保存法への対応と業務効率化を実現しています。

特に、直感的な操作性やマニュアル不要の使いやすさ、AI自動読み取り機能による作業効率の向上が評価されているようです。

invox電子帳簿保存

「invox電子帳簿保存」は、シリーズ累計15,000社以上の顧客に利用されている文書管理ツールです。電子帳簿保存法に基づく電子取引やスキャナ保存の要件に対応し、国税関係書類をはじめとする多種多様な文書の電子保存ができます。

「invox電子帳簿保存」を導入した宮崎ダイハツ販売株式会社では、電子帳簿保存を導入して半年で、経理書類の電子化を進め、紙の節約と検索性の向上を実現。また、株式会社レコチョクでは、電子請求書の導入によりスキャン業務が6割削減されたそうです。

AI JIMY Paperbo

AI JIMY Paperboは、次世代のAI OCR技術とRPA機能を備え、データ入力業務を全自動化できるツールです。2000人以上が利用しており、伝票の画像取込みから文字認識、データ入力まで一貫して自動化できます。

このツールはRPA機能を標準搭載しており、APIなどの開発作業や専門知識不要で使える点が大きな特徴です。

カヤバ株式会社では、期末棚卸業務の期間を短縮するためにAI JIMY Paperboを導入。わずか2日で環境構築を完了し、現場担当者が1日で操作方法を習得できる容易さで、棚卸業務の効率化を実現したそうです。

DenHo

電子帳簿保存クラウドサービスの「DenHo（デンホー）」は、紙の帳簿やPDF文書をAI技術を駆使して簡単に電子化し、いつでもどこでも検索・閲覧ができるようにするサービスです。

AI-OCRとタイムスタンプが標準搭載されており、紙文書やPDFのスキャンまたはスマートフォンでの撮影によってアップロードすることで、AIが文書内の文字を認識しデータ化します。特に、手書き文字のデータ化も可能であり、大手企業での実績も豊富な安心の技術を採用しています。

株式会社櫻製油所では、送られてきた見積書や手書きの領収書の保存作業時間が、なんと半分以下に短縮したそうです。DenHoの高い読み取り精度により、手書き書類でも修正作業が少なくなり、自動タグ付けやファイル名入力によってファイル整理の手間も削減されました。

OPTiM 電子帳簿保存

OPTiM 電子帳簿保存は、請求書、領収書、注文書などの取引情報を一元管理し、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を支援するクラウドサービスです。AIを活用して、取引に関するデータ入力を自動化し、電子取引やスキャナ保存に関する法的要件にも対応しています。

ITトレンド2023にて電子帳票システム年間ランキング3位を獲得し、その実用性と信頼性が高く評価されているツールです。

無料のWeb商談を実施しており、価格や導入フローについて専門のスタッフが最適な提案をしてくれるそうです。気になる方は一度ご相談されてみてはいかがでしょうか？

ちなみに、無料トライアルはご自身でアカウントを発行すれば、すぐにサービスを利用できます。

活文 Intelligent Data Extractor

「活文 Intelligent Data Extractor」は、紙や電子データの請求書を解析し、必要情報を抽出するAI-OCR製品です。このツールはさまざまなフォーマットの請求書を自動認識して、適格請求書として求められる項目を自動で抽出します。

また、文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」との併用で、電子帳簿保存法の要件を満たした請求書の保管ができます。

このツールを導入した企業は、従来手作業に依存していた見積書データの入力作業が自動化され、従来1日半かかっていた300行の明細データ入力作業が15分に短縮され、98%の作業時間削減を達成したようです。

以上が、電子帳簿保存法に対応したAIツールの紹介となります。技術革新が進むにつれて、私たちの働き方はさらに変化していくでしょう。将来的には、AIが経理業務を自動で行い、人間がより戦略的な業務や分析に集中することが、新たな働き方になるかもしれませんね。

なお、生成AIを使った業務の自動化について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
→生成AIで自動化する方法！最新の企業成功事例をAIエンジニアが解説 | WEEL

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電子帳簿保存法はAIの力で簡単・確実に

いかがでしたか？

この記事では、2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正と、それを簡単かつ確実に実現してくれるAIについてご紹介しました。

もう一度、内容をおさらいしてみると次のとおりです。

電子帳簿保存法の改正内容の要点

• 税務署長の事前承認制度の廃止
• 電子帳簿等の保存手続きや要件の緩和
• スキャナ保存の要件緩和や、電子取引のデータ保存義務化

AI技術の活用

電子帳簿保存法の改正に伴い、経理業務へのAI利用を推奨。特に、AI-OCRやマルチモーダルAIのような技術は、効率化と品質向上に大きな期待が寄せられている。

電子帳簿保存法に対応したおすすめAIツール6選

• バクラク電子帳簿保存
• invox電子帳簿保存
• AI JIMY Paperbo
• DenHo
• OPTiM 電子帳簿保存
• 活文 Intelligent Data Extractor

紹介したAIツールは、電子帳簿保存法の要件を満たすだけではありません。確実に法令を守りつつ、経理業務の生産性を向上させる強力なサポーターとなり得ます。

電子帳簿保存法の改正をきっかけにAIを活用し、新しい価値を創造していくことが未来のビジネスを成功に導く鍵となるでしょう。

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