【コピペ可】ChatGPTでビジネスメールを作成する方法！プロンプト例やコツもご紹介
- 業務効率化を目指すビジネスパーソン
- 報告書や案内メールなどのテンプレートを効率化したい方
- ChatGPTの具体的な活用法を知りたい方
ビジネスにおいてメールの作成は欠かせない日常業務の一つです。
しかし、例え一通のメールを送るにも、言葉遣いや論理構成、誤字脱字のチェックなど、確認作業には案外時間がかかるものです。
最近では、日本でも多くの企業がメール作成の効率化のため、ChatGPTをはじめとした様々な生成AIツールを活用しています。
この記事では、代表的なAIツールのChatGPTを使ったメール作成法や実践的なプロンプトをご紹介します。ぜひ最後までご覧になり、御社の業務効率化にお役立てください！
＼生成AIを活用して業務プロセスを自動化／
ChatGPT・生成AIでビジネスメールを作成できるのか
結論から言うと、ChatGPTをはじめとした生成AIで日常のビジネスメールを作成することは十分可能です。そのためにはまず、プロンプトと呼ばれる指示文を入力する必要があります。
特にChatGPTは日本語への理解度が高く、日本語でのプロンプト入力にも対応しているため誰でも簡単に活用することができます。
ChatGPTを含む生成AIは、特に定型文や繰り返し作成するメールの文章作成を得意としているため、新規取引先への挨拶メールをはじめ、商談や打ち合わせ等の日程調整メール、報告書や議事録の送付メール 、お詫びや確認のメールなど、日常の様々なビジネスシーンで活用されるメール文章の作成にはピッタリです。
対応できるメールタイプ｜定型・非定型・長文化リライト
ChatGPTをはじめとした生成AIが対応できるビジネスメールは、主に下記の3つのタイプに分けられます。
定型メール
定型メールは、特定の目的や状況に応じて繰り返し使用されるメールのことです。例えば、以下のようなメールが該当します。
- お礼のメール：取引先や顧客への感謝の意を伝えるメール
- 日程調整メール：会議や打ち合わせの日程を調整するためのメール
- お詫びのメール：サービスや製品に関する問題について謝罪するメール
生成AIはこのような定型メールを迅速に作成することができ、特に同じような内容のメールを何度も送信する必要がある場合にとても効率的です。
非定型メール
非定型メールは、特定の状況や受信者に応じて内容が変わるメールです。例えば、以下のようなメールが該当します。
- 提案書の送付メール：新しいプロジェクトやサービスの提案を行うメール。
- フィードバックを求めるメール：プロジェクトや製品に対する意見を求めるメール。
生成AIは、受信者の背景や状況に応じて内容を調整し、パーソナライズされたメールを作成することが可能です。より効果的かつ最適なコミュニケーションが取れるようになります。
長文化リライト
長文化リライトは、既存の文章をより詳細に、または異なる視点から再構成するプロセスです。例えば、以下のようなケースが挙げられます。
- 報告書の要約：長い報告書を簡潔にまとめる。
- メールの詳細化：簡単なメールをより詳細に、具体的な情報を加えて書き直す。
生成AIは、元の文章を基にして新たな情報を追加したり、表現を豊かにしたりすることが得意です。長文化リライトを行うことで、受信者にとって理解しやすく、魅力的な内容に仕上げることができます。
なお、日本企業の生成AI活用事例について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールを作成するメリット
ビジネスメールの作成にChatGPTを活用することで、様々な業務改善効果が期待できます。
単なる文章作成の補助だけでなく、文章自体のクオリティの向上や作業時間の短縮など、実務に直結するメリットがあります。以下の章で具体的なメリットを詳しく解説していきます。
業務効率の向上
ChatGPTを使用することで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
特に定型的なメールや、類似した内容のメールを複数作成する場合に効果を発揮します。例えば、セミナーの案内メールを複数の取引先に送る際、基本となる文章をChatGPTで生成し、各社の特性に合わせて微調整するといった使い方も可能です。
また、文章の構成や敬語の使い方に迷う時間も削減できるため、より本質的な業務に時間を使うことができるでしょう。
誤字脱字などの防止
ChatGPTは日常的な日本語の文法規則や表記ルールに従って、ネイティブレベルの文章を生成できます。
そのため、人間が疲労時や急いでいる際に発生しやすい誤字脱字や初歩的な文法ミスも、ChatGPTを使うことで防ぐことが可能となります。また、同音異義語の使い分けや、適切な漢字の選択なども的確に行えるため、文章校正の手間も大幅に減らすことができます。
読みやすい文章が作成可能
基本的なビジネスメールに求められる論理的な文章構成や丁寧な言葉遣い、明確に要点をまとめて分かりやすい文章で伝えることもChatGPTならお手の物です。
特に、長文になりがちな報告や説明などのメールも、簡潔で分かりやすい文章にまとめ、整理することを非常に得意としています。
また、文章の重要なポイントを箇条書きにしたり、段落分けを適切に行ったりと、受信者にとっても読みやすい形式に整えることができるため、ビジネスの相手方にとってもメリットが大きいと言えるでしょう。
海外からのメールにも対応可能
海外の取引先とのやり取りにおいても、ChatGPTは強力な味方となります。
英語で受け取ったメールの内容を正確に理解し、適切な日本語に翻訳するのはもちろん、返信文をビジネスレベルの英文メールに翻訳して作成することも可能です。
文化的な違いを考慮した丁寧な表現や、ビジネス英語特有の言い回しにも対応できるため、英語が苦手でも言語の壁を感じることなく、スムーズなやり取りが可能になります。
ChatGPT・生成AIでビジネスメールを生成するためのプロンプトテクニック
ChatGPTをはじめとした生成AIを活用する際、プロンプトの書き方次第で生成される内容の質が大きく変わります。ここでは、実務で即活用できる具体的なプロンプトテクニック（コツ）を3つご紹介します。
- 目的・状況・相手を明確に伝える
- 口調・トーンを指定する
- メールの構成要素を指定する
重要なのは、「必要な要素を漏れなく伝える」ことです。
それぞれを詳しく解説します。
目的・状況・相手を明確に伝える
プロンプトには、「何のためのメールか」「どういう背景か」「誰に送るか」を具体的に記載すると、より自然で実用的なメールが生成されます。
曖昧なプロンプトだと一般的すぎる文章になるため、内容に深みや説得力を持たせるには情報を明確に伝えることが重要です。
【例】
NG：「営業メールを作成してください。」
OK：「新規顧客への初回提案として、サービス概要を伝える営業メールを作成してください。相手は中小企業の経営者で、オンライン会議後のフォローです。」
口調・トーンを指定する
ChatGPTは、状況に応じて丁寧語／カジュアル語を切り替えられますが、何も指定しないと中立的な文章になることが多く、相手との関係性に合わないこともあります。
メールの送信相手は、取引先・上司・同僚・カスタマーなど、さまざまな立場の方がいますよね。事前に適切なトーン（口調）をプロンプトで指定すると、より送信相手に失礼のない使いやすい文面が作成できます。
【例】
①「取引先の部長クラスに対して、丁寧でフォーマルな口調で」
②「社内のチームメンバー向けに、少しカジュアルで親しみのある文面で」
メールの構成要素を指定する
メールは「件名」「宛名」「本文（冒頭・主旨・結び）」「署名」などの各構成がしっかりしていると、相手に伝わりやすくなります。プロンプトでこれらを含めるように指定することで、実際にそのまま送れるような完成度の高いメールが出力できます。
【例】
①「件名・宛名・冒頭の挨拶・本文・締めの挨拶・署名まで含めて作成してください。」
②「メールの件名と署名は不要なので、本文だけでOKです。」
ケース別すぐ使えるプロンプト
生成AIを活用したビジネスメール作成において、まずはさまざまなシーンに応じたプロンプトを用意することが大切です。具体的なケース別のプロンプト例をご紹介しますので、ぜひ実際の業務に使ってみてくださいね！
取引・営業シーン（請求書送付／アポ依頼／セミナー招待）
【請求書送付】
あなたは営業担当者です。取引先のXX社に対して、請求書を添付した送付メールを作成してください。件名には「請求書送付のお知らせ」を含め、本文には請求書の添付と支払期日について明記し、丁寧なビジネスメールとして構成してください。【アポ依頼】
あなたは新規顧客対応の営業担当者です。XX社に対して、製品紹介のためのアポイントを依頼するビジネスメールを作成してください。希望日時を2つ提示し、相手のご都合を確認する内容を含めてください。件名と本文ともに丁寧なビジネス文書の形式で作成してください。【セミナー招待】
あなたはマーケティング担当者です。XX社のご担当者様に向けて、〇〇に関するセミナーへの招待メールを作成してください。件名には「セミナーのご案内」などを含め、本文にはセミナーのテーマ、日時、開催場所、参加方法（URLや申込フォーム等）、参加メリットを明記してください。丁寧なビジネスメールの形式で作成してください。社内調整・連絡シーン（日程調整／担当者変更／全社通知）
【日程調整】
あなたはプロジェクトマネージャーです。チームメンバーに対して、次回のプロジェクト定例会議の日程を調整するためのメールを作成してください。候補日を3つ挙げ、どの日程で参加可能かを返信してもらうよう丁寧に促してください。件名には「会議日程の調整のお願い」など、目的が明確に伝わる表現を含めてください。【担当者変更】
あなたは人事担当者です。社内の業務担当者の変更について、全社員向けに通知するメールを作成してください。変更の背景（例：異動・退職など）、新旧担当者の名前と新しい担当者の連絡先（メールアドレスなど）を明記し、業務引継ぎに関する連絡がある場合はその旨も含めてください。丁寧な社内メール形式で作成してください。【全社通知】
あなたは広報担当者です。全社員に向けて、新しい社内ポリシー（例：テレワーク勤務ルール）の導入について通知するメールを作成してください。ポリシーの概要、対象者、施行日、必要な対応（例：同意フォームへの記入等）を含め、読みやすく明確なビジネス文書の形式で作成してください。件名には「新ポリシー導入のお知らせ」などの要素を含めてください。顧客フォロー・CSシーン（再連絡／フォローアップ／お礼）
【再連絡】
あなたはカスタマーサポート担当者です。以前、お問い合わせいただいた内容（例：商品の納期について）に関するフォローアップメールを作成してください。お客様の状況を確認し、現在もサポートが必要かどうかを丁寧にお尋ねしてください。返信をお願いする文言と、サポートへの感謝の気持ちも含めてください。【フォローアップ】
あなたは営業担当者です。先日行ったXX製品に関する商談の後に、お客様へ送るフォローアップメールを作成してください。商談の主要なポイントを簡潔に振り返り、次のステップとして提案資料の送付や次回の打ち合わせの提案など、具体的なアクションを含めてください。丁寧で前向きなトーンで構成してください。【お礼】
あなたは営業担当者です。お客様との会議（例：製品導入に関する打ち合わせ）後に送るお礼メールを作成してください。会議で話し合った主な内容を簡潔に振り返り、お礼の言葉を述べたうえで、今後のご提案や連携に対する期待感を丁寧に伝えてください。謝罪・トラブル対応シーン（お詫び／クレーム返答／品質不備）
【お詫び】
あなたはカスタマーサポート担当者です。お客様に発生したトラブル（例：商品のお届け遅延）について、謝罪のメールを作成してください。問題の内容を簡潔に説明し、誠意あるお詫びの言葉を含めてください。あわせて、今後の対応策や再発防止策についても丁寧にご説明ください。お客様の信頼回復を意識した文面にしてください。【クレーム返答】
あなたはカスタマーサポート担当者です。お客様からのクレーム（例：商品に破損があったこと）に対して、返答メールを作成してください。まずはお客様のご不快な思いに共感とお詫びを示し、状況の把握に努めたうえで、具体的な解決策（例：交換、返金など）を提示してください。誠意ある、丁寧なビジネスメール形式で構成してください。【品質不備】
あなたは品質管理担当者です。製品に発生した品質不備（例：初期不良による動作不具合）について、お客様にお詫びのメールを作成してください。不備の具体的な内容、原因、対応（交換・返金など）、および今後の改善策や再発防止策について丁寧に説明し、誠意をもって信頼回復につながるような文面にしてください。英語・多言語メール（翻訳メール／バイリンガル返信）
【翻訳メール】
以下の日本語文を、ビジネスメールで使用できる丁寧な英語に翻訳してください。<br>内容：「次回の会議は6月15日です。参加をお待ちしています。」【バイリンガル返信】
あなたはカスタマーサポート担当者です。お客様に送る、日英併記のバイリンガル返信メールを作成してください。文体は丁寧なビジネスメールとし、日本語を上に、英語を下に配置してください。内容は「ご連絡ありがとうございます。お手伝いできることがあればお知らせください。」です。クライアントから届いたメールの返信文作成時に使えるプロンプトテクニック
ここでは実際に「ふっくさん」という方が自身のXで紹介していたChatGPT用のビジネスメールプロンプトを実際に試してみた様子をご紹介します。
プロンプトはこちら▽
# このコンテンツの前提条件
ユーザーは法人営業担当者としてクライアントとの正式なコミュニケーションを行う。
# このコンテンツの詳細
ビジネスメールでよくあるシチュエーションに対して、フォーマルな回答文を作成する。
# 変数の定義とこのコンテンツのゴール設定
1. **変数の定義**:
- クライアントから送られたメール文
2. **ゴール設定**:
- 各シチュエーションに対して、フォーマルなビジネスメールの例文を提供する。
- 提供された回答の中から、最も適切なものを選択する。
# ゴールを達成するためのステップ
1. メール文に対するフォーマルなビジネスメールの回答を作成する。
# 手順の実行プロセス
1. クライアントから送られてきたメール文を分析する
2. メールに対する回答を作成する
# 必要なドメイン知識
- ビジネスマナー
- メールのフォーマット
- 適切な専門用語の使用法
# 考慮すべき交絡因子
- クライアントの業界や文化による対応の違い
- クライアントの性格や過去のやり取りによる対応の調整
# 例外処理
- 特定のクライアントが要求する特別なフォーマットや文言への対応
# フィードバックループ
1. 提供された回答に対するユーザーのフィードバックを収集する。
# 成果物の生成
ビジネスメールの回答を作成する。
*System Instruction*:
クライアントより送信されたメール本文をユーザーに尋ねてください。ユーザーからの回答をもとに変数を設定し、成果物を作成してください。質問がステップごとに分かれている場合には、必ずステップバイステップで尋ねるようにしてください。変数が適切に設定できるようになるまで、次のステップに進まず、ユーザーにさまざまな聞き方で質問を繰り返してください。上記をコピペして、ChatGPTのメッセージ送信欄に貼り付けます。
次に、余分な文字や文面などを削除して修正したら、右下の白い丸の矢印ボタンをクリック。
するとChatGPTの方からメール作成に必要な要素を3つ聞かれました。（上記画像参照）
そこで、以下のような適当な文面を考えて再度、メッセージ画面に具体的な指示を入力すると。
上記のような具体的な送信メールの案が回答として帰ってきました！
誤字脱字や文法表現などおかしな部分がなければ、適切に改行や空欄部分を正しい情報で埋めれば返信メールの完成です。ダブルチェックのため、念のため送信前に最終確認することをおすすめします。
海外の取引先とのメールで使えるプロンプトテクニック
次は海外の取引先との英文メールの作成にも挑戦してみましょう。
筆者の英語力は恐らく中学生レベルなので、ここでは海外暮らしの長いカズさんのXのポスト（以下）からプロンプトを引用しましょう！
まずはChatGPTを使い、以下のような適当な日本語のビジネスメール案を作ってもらいます。
次にカズさんのプロンプトを参考に「〈日本語〉を英語にして」と指示を出すと…。
このような英文に瞬時に変換されました！
更に文章の精度を高めるため、ここでは試しに「〈英語〉は自然な英語ですか？」と確認の指示を出しました。
するとChatGPTから以下のような回答が。どうやら実際の文面を添削して修正版を示してくれたようです！
実際の修正指示を元に本文を日本語で書き換えて…
以下のようにもう一度ChatGPTに英訳をお願いすると。
次のようなキレイな英文に訳してくれました！
メールの文末まで体裁が崩れず、きれいに仕上がりました。これで海外の方とのビジネスのやり取りも自信をもって行えますね！
ChatGPTでビジネスメールを添削する方法
ChatGPTはビジネスメールの作成だけでなく、ビジネスメールの添削にも非常に便利です。
誤字脱字がなく適切なビジネスマナーをわきまえた正確な文章は、プロフェッショナルな印象を与えるだけでなく、ビジネスシーンにおいても信頼性を高める重要な要素となります。
以下は、添削における重要な要素をほぼ網羅したプロンプトになっているので、ぜひ活用してくださいね！
【ビジネスメール内容の添削】
# 命令書:
あなたはプロのビジネスマナー講師です。
以下の制約条件に従い、入力文を添削し、最も適切なビジネスメールとして出力してください。
# 制約条件:
・ビジネス文書として適切な表現に修正してください
・文章の意味を変えずに校正・校閲を行ってください
・誤字・脱字・不自然な表記も丁寧に修正してください
・専門用語や固有名詞はそのままにしてください
・事実に反する内容を追加しないでください
・読みやすく自然な日本語にしてください
・正しい敬語を使用してください
・コピペできる形式で、完成形のみを出力してください
・修正箇所があれば、簡潔にその内容を併記してください
・このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問してください
# 入力文:
（添削したいメール本文を入力）なお、生成AIのプロンプト作成について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールを作成する際の注意点
ChatGPTは非常に強力なツールですが、現状、完璧ではありません。効果的に活用するためには、下記に示す重要な注意点を理解しておく必要があります。以下では、特に初心者が陥りやすい注意点について詳しく解説していきます。
不自然な日本語になる場合がある
ChatGPTは自然な日本語を生成できますが、まれに不自然な表現や敬語を使用する場合があります。特に複雑な条件や状況を説明する際の助詞の使い方や、 業界特有の専門用語や慣用句を使用する場合などには特に注意が必要です。
人間も間違えやすいですが、AIも謙譲語と尊敬語を混同するなど、敬語の使い方を間違える場合があります。
また海外にメールを送る場合では、その国の細かい文化的な背景までを理解しているわけではないため、失礼な表現になっていないかなど、生成された文章は必ず人間が最終確認し、必要に応じて修正を加えることが必要になってきます。
特に重要な取引先や上司宛のメールは、ダブルチェックや複数人で確認するなど、事前に社内で入念なチェック体制を構築しておく必要があるでしょう。
情報漏洩のリスクがある
ChatGPTを使用する際は、情報セキュリティの観点から次の点にも注意が必要です。
まず一つ目は、ChatGPTのメッセージ欄に、個人情報や会社の機密情報を書き込まないことです。
ChatGPTに書き込んだ情報は開発元のOpenAI社のサーバーに保存され、AI学習のデータとして活用されます。そのため、そこにうっかり重要な情報を書き込んでしまうと、他の人の出力の際に誤ってその個人情報や機密情報が出力されてしまう危険性があります。
ですので、実際にプロンプトを作成する際は、具体的な情報を「A社」「〇〇案件」のように架空のものに置き換えるなど、情報を抽象化しておきましょう。
また、社内の共用パソコンなどからChatGPTを活用した際には、必ず使った指示文や出力内容をその都度こまめに消しておくこともおすすめします。
ChatGPTを活用している企業の成功事例
最後に、実際にビジネスメールをはじめとした業務にChatGPTなど生成AIを活用して成功した企業事例を4つご紹介します。
- 三菱UFJ銀行
- みずほフィナンシャルグループ
- LINEヤフー
- パナソニックコネクト
それぞれ詳しく見ていきましょう！
三菱UFJ銀行
三菱UFJ銀行では、ChatGPTを導入し、社内文書のドラフト作成や稟議書の作成を効率化しています。※1
この取り組みにより、月に約22万時間の労働時間を削減しました。特に、文書作成や要約業務においてAIを活用し、業務の効率化を図っています。
ChatGPTを活用することで、従業員がより重要な業務に集中できるようになっただけでなく、顧客との対話やサービス提供の質の向上にも寄与しています。
みずほフィナンシャルグループ
みずほフィナンシャルグループでは、生成AIを活用して法人向けの与信稟議作成業務を効率化しました。※2
従来は1件あたり1〜2時間かかっていた作業が、生成AIの導入により約10分に短縮され、品質も一定に保たれるようになりました。
LINEヤフー
LINEヤフーは、約2万人の社員に独自の生成AIアシスタント「LY ChatAI」を提供し、業務効率化を実現しています。※3
このAIは、コメント要約や商品説明文の自動作成など、さまざまな業務に活用されています。約7,000名のエンジニアによるアンケートでは、生成AIの導入後わずか3ヶ月で約10％～30％の生産性向上が確認されています。
パナソニックコネクト
パナソニック コネクトは、OpenAIの大規模言語モデルを基にしたAIアシスタント「ConnectAI」を導入しています。※4
このAIは、社内の業務効率化を図るために、ビジネスメールの作成や情報検索に活用されています。導入からわずか1年で、全社員における労働時間を約18.6万時間削減する成果を上げました。
ChatGPTでビジネスメールを作成する際によくある質問（FAQ）
最後に、ChatGPTでのビジネスメール作成に関してよくある質問にお答えします。
質問に対する回答を確認し、ChatGPTでビジネスメールを作成・添削する際の参考にしてください。
なお、企業向けChatGPTについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
ChatGPTでビジネスメールの作成を効率化しよう！
ここまでご覧いただいたように、ChatGPTをビジネスメールの作成に活用することで、あなたや同じ部署のメンバーの業務効率化にも繋がります。特に、適切な設定やプロンプトの指示の仕方を理解すれば、思い通りの文面を作成することも可能になります。
ただし、あくまでもChatGPTは現状、まだまだ発展途上の不完全なツールと言えます。繰り返しになりますが、出力された文章は必ず、最終的に人間が確認することが重要です。
まずは本記事で紹介したプロンプトテクニックや注意点を参考に、日常の簡単なメールの文面作成から試してみることをお勧めします。
日々の業務で繰り返し活用することで、ご自身や御社の業務に最適な使い方を見つけることができるでしょう。
記事内に記載している各ビジネスメールのプロンプト例も、ぜひコピペして活用してくださいね！
生成系AIの業務活用なら！
・生成系AIを活用したPoC開発
・生成系AIのコンサルティング
・システム間API連携
最後に
いかがだったでしょうか？
生成AIを活用したメール作成の効率化で、業務時間の大幅削減と品質向上を実現させましょう！
株式会社WEELは、自社・業務特化の効果が出るAIプロダクト開発が強みです！
開発実績として、
・新規事業室での「リサーチ」「分析」「事業計画検討」を70％自動化するAIエージェント
・社内お問い合わせの1次回答を自動化するRAG型のチャットボット
・過去事例や最新情報を加味して、10秒で記事のたたき台を作成できるAIプロダクト
・お客様からのメール対応の工数を80％削減したAIメール
・サーバーやAI PCを活用したオンプレでの生成AI活用
・生徒の感情や学習状況を踏まえ、勉強をアシストするAIアシスタント
などの開発実績がございます。
生成AIを活用したプロダクト開発の支援内容は、以下のページでも詳しくご覧いただけます。
➡︎株式会社WEELのサービスを詳しく見る。
まずは、「無料相談」にてご相談を承っておりますので、ご興味がある方はぜひご連絡ください。
➡︎生成AIを使った業務効率化、生成AIツールの開発について相談をしてみる。
「生成AIを社内で活用したい」「生成AIの事業をやっていきたい」という方に向けて、生成AI社内セミナー・勉強会をさせていただいております。
セミナー内容や料金については、ご相談ください。
また、サービス紹介資料もご用意しておりますので、併せてご確認ください。
【監修者】田村 洋樹
株式会社WEELの執行役員として、AI導入支援や生成AIを活用した業務改革を中心に、アドバイザリー・プロジェクトマネジメント・講演活動など多面的な立場で企業を支援している。
これまでに累計25社以上のAIアドバイザリーを担当し、企業向けセミナーや大学講義を通じて、のべ10,000人を超える受講者に対して実践的な知見を提供。上場企業や国立大学などでの登壇実績も多く、日本HP主催「HP Future Ready AI Conference 2024」や、インテル主催「Intel Connection Japan 2024」など、業界を代表するカンファレンスにも登壇している。
