データ入力はAIにおまかせ！導入するメリットや注意点、活用事例を紹介

データ入力業務をもっと効率化したいと思いませんか？生成AIを活用すれば、作業時間を最大で70％短縮できる可能性があります。※1

とはいえ、初期コストや運用方法に不安を感じる企業も多いのが現状です。

本記事では、AIを活用したデータ入力の基本やメリット、注意点や実際の事例についてわかりやすく解説します。

この記事を読むと、AI導入のポイントが明確になり、業務効率化への第一歩を踏み出せるでしょう。ぜひ最後までお付き合いください。

AIで行うデータ入力とは

AIによるデータ入力とは、AI技術を使用し、データの収集や入力、整理を自動で行う仕組みです。これまで人間が手作業で行っていた業務を、AIが画像認識や自然言語処理、音声認識などの技術を用いて行ってくれます。以下のような技術が代表的です。

• OCR（光学文字認識）：紙の書類をスキャンしてデータ化
• 音声入力システム：音声から文字データを自動生成

生成AIを導入すれば、短時間で膨大なデータを正確に処理できるようになり、業務効率が大幅に向上します。

なお、AI-OCRについて詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。

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データ入力をAIで行うメリット

作業効率や正確性をあげたり、コスト削減や従業員の負担を軽減したりするには、データ入力にAIを活用するのがおすすめです。以下に詳しく解説します。

作業効率の向上

AIは、紙の書類やデジタルファイルからデータを一括で抽出し、入力する作業をわずかな時間で完了できます。

これまで数時間かかっていた手作業の業務を短時間で処理できるため、業務全体の生産性が飛躍的に向上。データがすぐに分析されるので、必要な対策をその場で決められるのもメリットです。

ヒューマンエラーの削減

手作業でのデータ入力は、どうしても入力ミスや記録漏れが発生してしまいます。AIは決められたルールで正確に処理するので、初歩的なミスを大幅に減らせます。

金融や医療など、より正確なデータが求められる業界では、AIの導入により入力の正確性を高めることが重要になってくるでしょう。ヒューマンエラーの削減は、結果的に顧客満足度の向上や信頼性の強化にもつながります。

人件費の削減

AIによるデータ入力は、従業員が単純作業をする時間を削減可能です。人件費の削減にもなり、経営効率の向上も期待できます。データ入力の担当者を、分析や企画などの人員とすれば、会社全体の効率とサービスの質も高まるでしょう。

長期的には、AI導入のコストを上回る効果を得られるので、費用対効果は高くなります。大量のデータを扱う企業ほど、すぐに導入効果を実感できるはずです。

AIでデータ入力ができるサービス5選

AI技術を活用したデータ入力サービスは、多種多様な業界で導入が進んでいます。以下では、AIを導入して業務効率化やコスト削減を実現した5つの事例を紹介します。それぞれの事例で使用されたAIツールや効果に注目してみましょう。

事例①ヤマト運輸株式会社

ヤマト運輸株式会社では、手書き伝票処理を効率化するために「DiPcore AI-OCR」を導入しています。AIが手書きの送り状を自動で読み取り、データをシステムに直接取り込むようにしました。送り状の9割をデジタル化し、集荷時のデータ入力作業を大幅に軽減しています。

AI技術により業務の効率が向上し、セールスドライバーが配送業務に専念できる環境を整えました。こうした取り組みは、物流サービスの品質向上と顧客満足度の向上にもつながっています。※２

事例②株式会社Cotona

株式会社Cotonaは、学校販売店向けの注文書集計業務を効率化するため、AI-OCR技術を活用した「エクセルポコポコAI-OCR」を導入しました。繁忙期に12時間かかっていた集計作業が6時間に短縮され、業務効率が大幅に向上しています。

高精度の手書き文字認識を可能にする「SmartRead」により、入力ミスが削減され、スタッフの精神的負担も軽減。削減された作業時間を顧客対応に充てられるようになり、サービスの質も向上しています。※３

事例③カヤバ株式会社

カヤバ株式会社は、棚卸業務の効率化を目的にAI OCR「AI JIMY Paperbot」を導入しました。従来1カ月かかっていた棚卸業務を1週間に短縮することに成功。手書きの棚卸リストを高精度で読み取り、基幹システムにデータを迅速に反映する仕組みを構築しました。

文字認識精度の高さや短期間での導入の容易さが採用の決め手となり、入力時間を1日短縮できたそうです。担当者からは「導入してくれてよかった」という声もあり、業務効率と正確性の向上に大きく貢献しています。※4

事例④のざわ内科クリニック

のざわ内科クリニックでは、電子カルテ「Medicom-HRIII」の導入を通じて、診療の効率化と質の向上を実現しました。AIを活用したデータ入力システムにより、院内業務が大幅に効率化。医師が患者に集中できる環境が整えられました。

同時に導入したメディカルクラークが「Medicom-HRIII」を活用して入力をサポートし、システムの効果を最大限に引き出しています。スタッフ間の連携が強化され、患者対応の質も向上。地域からの信頼がさらに広がる結果となっています。※5

事例⑤株式会社シマコーポレーション

株式会社シマコーポレーションは、「LINE WORKS OCR」を導入し、紙帳票のデータ入力作業を自動化。入力時間を従来の6分の1に短縮し、経理業務の可視化も実現しました。OCRとRPAの組み合わせで業務効率化が進み、手作業の負担が大幅に軽減されています。

デジタル化された情報は、将来的な販売計画の改善やビッグデータの活用につながる可能性があり、社内全体でのDX推進が期待されているようです。※6

データ入力をAIで行う際の注意点

AIを活用したデータ入力は、業務効率化に大きく貢献しますが、導入して運用するには注意点もあります。以下に、AIを活用する際に考慮すべきポイントを解説します。

データがうまく反映できない可能性がある

AIでのデータ入力における読み取り精度は、環境や入力データの状態に大きく関係します。手書きの帳票や不鮮明な画像データは、AIが正確に認識できない可能性があります。

このようなケースでは、データが正しく反映されないリスクがあるため、読み取り精度を高める設定やテスト運用が必要です。導入前には、対象となるデータの形式や状態をしっかり確認しましょう。

導入コストがかかる可能性がある

AIデータ入力ツールは、ソフトウェアの導入費用やトレーニングコストが発生する場合があります。高精度のAI-OCRやRPAとの連携ツールでは、初期投資が高くなることもあります。運用コストやライセンス料も発生するため、費用対効果を事前にしっかりシミュレーションしておきましょう。

必ず人間の目で最終チェックを行う必要がある

AIでデータ入力を自動化しても、エラーがゼロになるわけではありません。重要なデータでは、AIの誤認識や予期しないミスを防ぐために、最終的には人間が確認しましょう。正確性を確保しつつAIの能力を最大限に活用できます。

なお、生成AI導入のリスクやその対策について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。

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データ入力にAIを導入して業務改善しよう！

今回はAIを活用したデータ入力のメリットや導入事例、注意点を解説しました。AIの導入で、これまで時間と労力を費やしていたデータ入力作業を自動化し、大幅な業務効率化を実現可能です。人為的なミスの減少とデータの精度向上にもつながり、従業員はより重要な業務に集中できます。

もちろん、AI導入にはコストや最終確認の必要性など、考慮すべき点もあります。それらを踏まえても、AI導入は企業に大きな効果をもたらす可能性を秘めているのは間違いありません。今すぐ第一歩を踏み出し、業務改善を始めましょう！

最後に

いかがだったでしょうか？

データ入力の効率化を実現するためには、AI導入の「成功事例」や「運用方法」を理解することが重要です。自社に適したAI活用の第一歩を踏み出してみてください。

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