生成AIで稟議書作成が効率化！ChatGPTを使った活用法と注意点を解説
- 稟議書作成に時間がかかっていると感じるビジネスパーソン
- 多くの稟議書を扱う大企業の管理職やリーダー
- 限られたリソースを効率的に活用したい方
「稟議書作成って面倒で時間がかかる」と思うことはありませんか？生成AIを活用すれば、これまで膨大な時間がかかっていた稟議書作成を効率化し、わずか数分で完成させることが可能です。実際、多くの企業が導入を進めており、業務の生産性向上やコスト削減を実現しています。
本記事では、生成AIを活用した稟議書作成のメリットや成功事例、導入時の注意点を詳しく解説します。業務効率化へのヒントを得るために、ぜひ最後までお読みください！
生成AIで稟議書を作成できる！
生成AIを使って、稟議書を早く正確に作成できる時代が到来しました！稟議書は企業活動の重要な文書ですが、その作成には多くの時間と労力がかかります。内容の正確性や使用する形式の統一性を求められるため、作業負担が大きくなりがちです。
生成AIは、過去のデータや決められた形式を活用して自動で稟議書を作成できるため、これらの課題を解決してくれます。誤字脱字や情報の漏れを防ぐように設定ができるため、品質の高い文書を効率よく仕上げることも可能です。多くの稟議書を扱う大企業や、業務の効率化を重視する企業におすすめの仕組みと言えます。
稟議書作成時に必要な書類を探すのもひと手間です。
社内文書検索についても詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
生成AIで稟議書を作成するメリット
生成AIを活用することで、稟議書作成に関して得られるメリットはさまざまです。ここでは、以下の3つの観点について説明します。
- 業務を効率化する
- ミスを防ぐ
- コストを削減する
業務の効率化が実現できる
生成AIを導入すると、稟議書作成における業務を効率化できるという大きなメリットがあります。稟議書の作成には、簡単な内容でも多くの確認作業や文章の作成が必要です。内容によっては、業務量が大きくなります。さらに、複雑な内容では作成に数日かかることも少なくありません。
しかし、生成AIを活用すれば、これらのプロセスを効率化して作業時間を大幅に削減できます。たとえば、過去の稟議書をデータベースとして活用し、必要な情報を自動的に収集して整理すると、通常数時間かかる作業をわずか数分で完了させられるのです。
生成AIの導入で、より戦略的な業務に集中でき、企業全体の生産性向上につながります。
誤字脱字などのミスを回避できる
稟議書作成では、誤字脱字や情報漏れが意思決定に直接悪影響を及ぼす場合があります。文書の信頼性を損なったり、重要な情報が漏れ誤った判断が下されたりして、業務全体に支障をきたすと大変です。
生成AIは、設定されたルールに基づいて文書を作成し、フォーマットや内容を正確に守るため、一貫性のある信頼性の高い稟議書を作成できます。稟議書のフォーマットや記載内容のルールをプロンプトに明確に組み込み、重要な項目が漏れないように設定するのが効果的です。
AIはプロンプトや過去のデータ、指定されたフォーマットをもとに文書を解析し、文法ミスの検出や修正案の提示もできます。人間の作業ミスを大幅に削減でき、より正確で効率的な稟議書作成が実現するのです。
人件費などのコストを削減できる
生成AIを導入すれば、稟議書作成にかかる人件費を大幅に削減できます。これまで、稟議書の作成には複数の担当者が関与し、データ収集や記載内容の確認、誤字脱字の修正などに多くの時間を費やしていました。こうした作業が自動化されると、担当者の負担が軽減し、より重要な業務に専念できる環境が整います。
大量の稟議書を扱う企業では、その効果がより明確に現れます。導入にかかる費用以上の効率化を実現できる点も大きな魅力です。生成AIは、業務の効率化とコスト削減を同時に可能にする仕組みとして、多くの企業から注目されています。
ChatGPTで稟議書を作成してみた！
ChatGPTを使って稟議書を作成してみました。作成した手順は、以下の3ステップです。
- 必要な資料を準備する
- ChatGPTに資料を読み込ませる
- プロンプトを入力する
今回は「稟議書テンプレート」と「新システムの情報（架空のもの）」という最低限の資料を作成し、ChatGPTに読み込ませました。そして簡単なプロンプトを入力しただけです。使用した資料とプロンプトは以下のとおりです。
【プロンプト】
与えた資料をもとに業務効率化のための新システム導入稟議書を作成してください。
必要な項目や情報が網羅された稟議書が、ものの数秒で完成。簡単なプロンプトでも形になった稟議書が生成され、思わず驚かされました。テンプレートと基本情報さえあれば、実用性のある稟議書が作成できるということです。
過去のデータやより詳細なデータ、業務に特化した情報を与えれば、さらに正確で有用な稟議書を生成できる可能性があると感じました。ただし、AIが生成した稟議書をより信頼性の高い文書に仕上げるためには、最終的に人の目で確認し、細かな修正を加えるのを忘れてはなりません。
生成AIの活用は、継続的に学習させていけば、より効率的で効果的な活用が期待できます。導入の初期段階では、コストや学習時間、必要なデータの準備が求められるため負担を感じるかもしれません。
しかし、長期的には業務効率化や生産性向上に大きく貢献し、大きなコスト削減や作業時間の短縮が期待できます。今回の試みを通じて、AI活用の可能性がさらに広がることを実感しました。
なお、ChatGPTの使い方について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
稟議書作成における生成AIの活用事例
生成AIの活用が進む中、稟議書作成の効率化と正確性向上を実現している企業が増えています。ここでは、具体的な事例として宮崎銀行と横浜銀行の取り組みを紹介します。
宮崎銀行
宮崎銀行では、生成AIの導入により、融資業務の稟議書作成時間を従来の40分からわずか2〜3分に短縮したと報告しています。なんと、作業時間の約95%削減に成功したのです。行員の業務負担も大幅に減りました。
生成AIは、同行の営業支援システム内に蓄積されたデータを活用しています。企業の事業内容や業績、返済能力などの情報を自動で抽出し分析。マイクロソフトの「Azure OpenAI」を基盤とした専用クラウド環境を活用し、業務効率と正確性の向上を実現しました。
宮崎銀行は、行員が顧客対応や付加価値の高い業務に集中できるよう、生成AI導入を業務効率化の取り組みの一環としています。※1
横浜銀行
横浜銀行でも、日本IBMのアセットを活用した「融資稟議書作成支援AI」が導入され、融資稟議書の作成に生成AIが活用されています。この支援AIは、日本IBMのAI技術をもとに開発されました。融資審査業務における業務効率化と審査スキル向上に役立っています。
行員1人あたり月8時間、全体で年間19,500時間の作業時間削減が見込まれています。生成AIの活用によって、ヒアリング時に見落としがちな項目も確認できるようになりました。審査に必要な項目の確認漏れがなくなり、より正確な情報に基づく判断が可能になっています。
生成AIは業務効率化だけでなく、行員のスキル向上や顧客対応力の強化にも貢献。横浜銀行の事例は、地域金融機関が生成AIを活用する成功例として注目されています。※2
生成AIで稟議書を作成するときの注意点
生成AIを活用した稟議書作成には、多くのメリットがある一方で、いくつか注意が必要な点もあります。ここでは、以下の2点について解説します。
- 人間の目でチェックする重要性
- 機密情報の取り扱い
必ず人間の目でチェックする必要がある
生成AIは極めて正確に稟議書を作成できますが、最終的な確認は必ず人間が行うべきです。AIが生成した文章は、一見すると正確に見えますが、意図が正しく伝わらない表現や文脈にそぐわない記述が含まれる可能性があります。
AIが古いデータを使用した場合や、信頼性に欠ける情報が含まれる可能性も考えられます。AIが作成した文書は必ず人間が読み直し、文法的な誤りや内容の不整合を修正しましょう。そうすれば、意図した情報を正確に伝えられる、より精密で信頼性の高い稟議書ができます。
機密情報を入力するのは避けた方がいい
生成AIを利用する際には、機密情報の取り扱いに気をつける必要があります。AIに入力されたデータは、システムの性質や設定によっては外部に保存される可能性があり、情報漏洩の可能性はゼロではありません。企業の機密情報や個人情報をAIに直接入力するのは避けた方がよいでしょう。
生成AIに入力するデータを匿名化したり、重要な部分を省略したりすれば、セキュリティリスクへの対策を強化できます。利用するAIサービスのプライバシーポリシーやデータの保存状況を事前に確認し、信頼性の高いプラットフォームを選ぶのも一つの方法です。
自社内でAI利用時のデータ管理ルールを策定し、社員が適切に運用できるように教育を行うのもおすすめです。これらは、情報漏洩を最小限に抑えるための効果的なリスク対策となります。
なお、リスクと対策についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。
社内稟議を生成AIで効率化しよう！
生成AIを活用すれば、これまで膨大な時間と労力が必要だった稟議書作成を効率化し、業務全体の生産性向上が期待できます。デジタル化と組み合わせると、クラウドベースの管理システムや自動化された承認フローによって、さらに業務を効率化できるでしょう。
しかし、ヒューマンエラーの削減やコスト削減といったメリットを得るためには、人間による最終確認や機密情報の慎重な取り扱いが必要です。生成AIは業務改革を加速し、企業の競争力を高める可能性を秘めています。この機会に生成AIを導入し、未来志向の業務環境を構築してみてはいかがでしょうか？
最後に
いかがだったでしょうか？
生成AIで稟議書作成を効率化し、業務負担を軽減してみてください。
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