【生成AI×業務効率化】仕事の生産性を高めたいならこれを使え！自動化の鬼になれるAIツールを紹介

あなたの会社では、生成AIで業務効率化を行っていますか？

まだ活用していないという方は、少し危機感を持った方がよいかもしれません。

総務省が公表している「令和元年版情報通信白書」によると、国内企業の39%は、すでにAIを業務に導入しているとのこと。実際、システム開発のサポートを行っている弊社のもとにも、多くの企業様からご相談をいただいております。

しかし、生成AIをどのような業務に活用できるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、生成AIを活用できる業務や活用方法を解説します。
最後まで読んだ方は、生成AIを実際に導入することで業務の生産性や売上を向上させることができます！

ぜひ、最後までご覧ください。

業務別生成AIを使った業務自動化・効率化の方法

生成AIで業務を自動化・効率化する方法を業務別にご紹介します。

一覧表に活用方法やそれを可能にするツールを載せてあるので、ぜひ参考にしてみてください。

ミーティング・打ち合わせ

ミーティングや打ち合わせの議事録を作る際は、生成AIを活用すると効率的に作成できます。具体的には、「RIMO Voice」という生成AIツールが便利です。

このツールは、録音した音声ファイルをアップロードするだけで自動で文字起こしをしてくれます。もう手作業で議事録を作る必要はありません！

電話対応

電話対応も生成AIツールを利用することで、ある程度の自動化を実現できます。

AIが相手の声を認識してテキスト化。あらかじめ用意したシナリオを当てはめることで、まるで人間が話しているかのように自然な受け答えが可能です。

「AI Messenger Voicebot」や「COTOHA Voice DX Premium」などが該当します。

Eメールのやり取り

「メールを作成したいけど文面が思いつかない！」

そんな時に便利なのがAIを搭載したEメールの自動生成ツールです。AIが自動で魅力的な文章を考えてくれるので、マーケティングやキャンペーン用のメールを配信するのに重宝します。

「HubSpot」を使えば、メールを自動作成できるだけでなく、連絡先情報の管理や分析も行えますよ。

データの収集・整理

データの収集・整理も生成AIを活用すれば効率化できます。

生成AI検索エンジンの「You.com」は、欲しい情報を検索できるだけでなく、同ツール上のアプリを使って要約の作成、タスクの完了ができます。

市場調査・競合分析

市場調査や競合分析も生成AIを活用すれば、リードタイムを大幅に短縮できます。

市場調査プラットフォームの「Qualtrics」を利用すれば、回帰分析やセグメンテーションなど、多様な統計テストを活用可能。市場の動向をモニタリングして把握できるほか、商品開発や価格設定を効率的に行えます。

専門スキルの使用

プログラマーでなければできないアプリ開発やチャットボットの導入なども、生成AIを活用すれば誰でも簡単にできてしまいます。ツールに自然言語で指示するだけで、自動でコードを作成してくれたりサイトの構築をしてくれたりと、専門スキルが必要な業務の強力なパートナーとなります。

自動コード作成ツールを探している方は、OpenAIが提供している「OpenAI Codex」を試してみてください！

営業活動

人とのコミュニケーションを重要視する営業は、一見AIの活用が難しいと思われがちです。しかし、

• 顧客データの分析
• ターゲティング
• お礼メール
• 打ち合わせの相談メール

といった定型文の作成などは生成AIツールで効率化できます。

Zohoが提供している「Zia」を使えば、見込み客の興味関心度を測ったり、顧客一人ひとりの最も適した連絡時間帯を計測したりして、営業の質も高められますよ。

新入社員の教育・指導

新入社員の教育・指導を行う際は、マニュアル作成ツールの活用がおすすめです。個人の偏った考えによる教育・指導から脱却し、合理的な教育体制を整えることができます。

マニュアル作成ツールである「トースターチーム」を使えば、誰でも簡単3ステップで、動画を駆使したわかりやすいマニュアルを作成できます。

社員の評価やフィードバックの提供

社員の評価やフィードバックも生成AIを活用すれば、迅速かつ公平に行えます。

評価シートの配布や記入、回収や催促といった一連の業務を1つのツールで完結させつつ、AIによる公平な評価で未発掘人材を見出せるかもしれません。人事評価ツールをお探しの方は、「カオナビ」の活用がおすすめです。

スケジュール管理

スケジュール管理を手動で行っていると、つい予定がダブルブッキングしてしまうことも。このような事態を防ぐためにおすすめなのが、生成AIスケジュール管理ツールです。

「スケコン」を使えば、スケジュール管理の時間や労力が減り、余ったリソースをコア業務に費やせます。もう空き時間の確認や複数人との予定調整も苦労しません！

新しいスキルや知識の習得

新しいスキルや知識の習得にも生成AIが活かせます。

「ChatGPT」を使って自然言語で質問すれば、知りたい情報をすぐに教えてくれますよ！質問を繰り返すことでより深い回答が得られるので、ぜひ試してみてください。

なお、生成AIによる業務自動化について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。

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業務自動化・効率化の方法・ステップ

上記の内容だけでは、業務自動化や効率化をカバーしきれない場合があります。したがって、以下の方法・ステップを意識しながら必要な業務にAIを活用してください。

業務フローの把握

まず、現状の業務フローを把握します。

業務フローを把握することで、ムリ、ムラ、ムダがどこに存在するかが明確になるからです。具体的には、業務フローをビジュアル化するツールを使って、各ステップとその時間を明記することをおすすめします。

おすすめツールは「draw.io」や、「Lucidchart」です。

その一方で、生成AIツールの導入自体が目的にならないように注意しましょう。肝心の業務改善が疎かになり、結果的に投資したコストを無駄にしてしまうことにもなりかねません。

業務の優先順位付け

次に、業務の優先順位を明確にします。優先順位を明確にすれば、効率的に業務を遂行できます。

効率的な順番とは、以下の順です。

1. 1.緊急かつ重要な業務
2. 重要だが緊急でない業務
3. 緊急だが重要でない業務

つまり、優先するのは重要性の高い業務です。

もしも、優先順位が付けられずに悩んだ場合は、生成AIを使って成果が早く出る業務を先に済ませることをおすすめします。

不必要な業務の把握

次に、不必要な業務は減らしましょう。

たとえば、毎週の報告書作成があまりにも詳細すぎる場合、その作成にかける時間を減らせば、他の重要な業務に時間を割けます。

不必要な業務を見つけたら、まずは減らせないか検討しましょう。どうしても減らせない場合は「生成AIを使ってどのように改善または簡略化できるか？」ということを考えて、実行に移しましょう。

業務の仕組みを改善

次に、業務の仕組み自体を改善します。

根本的な効率化のカギは、「仕組みの改善」です。たとえば業務フローにおいて、複数の部署で同じデータ入力をしている場面では、一元管理するシステムを導入すると重複作業を省けます。

また、考えることに時間を取られている場合は、生成AIに提案してもらうのもおすすめです。もし、仕組み改善がうまく進まない場合は、一度専門家にアドバイスを求めることも検討しましょう。

生成AIツールの導入

最後に、適切な生成AIツールを導入しましょう。業務効率の大幅な改善が期待できます。

たとえばプロジェクト管理ツールを導入すれば、タスクの進捗状況が一目でわかり、チーム内のコミュニケーションもスムーズになります。

また、会議中に出た意見を分類分けしてくれる「miro」などの生成AIツールを導入するのもおすすめです。多くの業務効率化ツールがあるので、あなたの会社に合ったものを選び、試用版でその効果を確かめてみましょう。

生成AIツールにできること

生成AIツールにできることは、大きく分けて以下の3つです。

• テキストの自動生成
• 画像の生成
• 音声の合成や分析

それぞれを以下で詳しく解説していきます。

テキストの自動生成

生成AIツールにプロンプト（指示文）を与えると、それに沿ったテキストを自動で生成してくれます。

自分でテキストを考えると書き出しに時間がかかってしまいますが、生成AIツールで自動作成すれば、もう迷う必要がありません！

記事の冒頭でもご紹介したメールの自動作成などに応用されているので、ぜひ利用してみてください。

画像の生成

今までイラストレーターやデザイナーに依頼していた画像作成は、もう生成AIツールで代替できるかもしれません。画像に反映させたい条件を入力すれば、生成AIツールが条件に沿った画像を自動で生成してくれます。気に入らなかったら再度やり直し、徐々に希望に近づけていくことも可能です。

音声の合成や分析

生成AIツールを活用すれば、音声の合成や分析も簡単に行えます。

音声に起こしたい情報をテキストデータで与えれば、自然な音声を生成可能。音声アシスタントやナビゲーションシステムですでに活用されています。

また、録音した音声データを書き起こすなど、音声の分析も行えるので、単純な文字起こし作業にもう時間を割く必要はありません！

なお、生成AIの導入で成功している事例について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。

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業務自動化・効率化ができる生成AIツール6選

ここからは、業務効率化を強力にサポートする生成AIツール5選とできることを、セットで紹介します。多くのツールが無料トライアルを提供していますので、まずは機能を試してみてから導入を検討するのがおすすめです。

導入に迷うことがあれば、弊社にお気軽にご相談くださいね！

ChatGPTによる文章生成やカスタマーサポート

ChatGPTは対話型AIサービスの代表格です。文章生成を得意とするため、業務文書やマーケティングコンテンツを短時間で作れます。

たとえば、以下のような文章の作成や添削が可能です。

• メール文章
• プレスリリース
• ブログ記事
• SNSの投稿文

また、カスタマーサポートを効率的かつ高品質に行うこともできます。

自社のウェブサイトにChatGPTを組み込むことで、顧客がチャットウィンドウに質問や問題を入力するとAIによるリアルタイムでの顧客対応が可能です。

さらに、ファインチューニングやプロンプトエンジニアリングを用いることで、自社独自の対応が可能になります。よくある質問を自動的に収集し、FAQページを生成したり、複雑な問題は人間のオペレーターにエスカレートする流れも構築できます。

GeminiによるWebページの要約・最新情報の参照

Gemini（旧Google Bard）は、ChatGPTの競合と位置づけられる対話型AIサービスです。Geminiの強みは、Googleの検索エンジンと連携しており、最新の情報を提供できることです。

一方で、ChatGPTのデータは無料版のGPT-3.5の場合2021年9月時点であるのに対し、GemniはGoogleの検索エンジンを通じて常に最新の情報を得られます。

Geminiには、最新インターネット情報をもとにした回答以外にも、指定したWebページの要約、Gmailやその他Googleツールとの連携などの機能があります。

特にGmailとの連携機能では、メールの自動返信や要約の提供など、ビジネスシーンで大いに役立ちます。

NottaによるAI議事録作成

Nottaは、音声認識や自然言語処理などのAI技術を活用して、自動的に議事録を作成するサービスです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexなどで行われた会議を録音し、簡単にテキスト化でき、要約も可能です。

58種類の言語に対応しており、日本語、英語、中国語、ベトナム語など、世界中の多くの言語で文字起こしができます。また、2カ国語が混在する場面にも対応しており、同時に2カ国語を文字起こしすることで、国際会議や多言語教育、国際交流などの場面で言語の壁を越えたコミュニケーションが実現します。

tl;dvによる音声テキスト変換

tl;dvは、会議やインタビューの音声をテキストに変換するツールです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsでの会議を録音し、テキストに変換できます。

また、30以上の言語に対応しており、ドイツ語、英語、フランス語、スペイン語、日本語、韓国語、ポルトガル語など多様な言語での書き起こしが可能です。。

会議の録音を自動で文字起こしすることで、議事録作成が今までより数倍早く終わる可能性があります。

DataRobotによる売上予測と顧客分析

DataRobotは、データを入力するだけで売上予測や顧客分析ができるツールです。プログラミングのスキルがなくても、最適な解析方法を選んでくれるので、誰でも簡単に使えます。

たとえば、「売上が上がるか下がるか」、「顧客が商品を買う確率」などの予測は、戦略的な意思決定を早く正確に行い、成果を最大化するために役立ちます。

ソフトバンク株式会社は、5Gの拡充やヤフー、LINE、PayPayとの連携などを通じたデジタル化の一環として、DataRobotを活用しています。

特に、コンシューマ事業の営業の核となるデータ活用ソリューション「週末売上予測」において、高い予測精度と自動化を実現しました。※1

TabNineによるコード補完

TabNineは、プログラミングを効率的かつ正確に行えるように支援してくれるツールです。コードを入力するだけで、TabNineがその続きを自動で予測して表示します。

これにより、打ち間違いによるエラーが減り、コーディングのスピードと精度が上がります。さまざまなプログラミング言語に対応しているので、幅広いプロジェクトで活用できる点が優秀です。

ハーバード大学でのウェブプログラミング（Python+JavaScript）の授業において、VSCodeとTabNineを組み合わせて使用した事例があります。

この事例では、TabNineが提案するコードを繰り返し試すことで、講義内容の理解が深まったと報告されています。

なお、法人向け生成AIツールの実際の事例について詳しく知りたい方は、下記の記事を合わせてご確認ください。

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生成AIの企業活用事例3選

ここでは、実際に生成AIを企業で活用している国内の事例を3つご紹介します。

• KDDI
• パナソニックホールディングス
• ウエインズトヨタ神奈川

自社で導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

KDDI

KDDIは、社員1万人を対象に生成AIを活用したAIチャットサービス「KDDI AI-Chat」を導入しました。※2

社員のAIスキル向上、業務効率化などを目的として、企画業務におけるリサーチやアイデア出し、クリエイティブ業務支援、文書作成支援などで利用します。

また、社員がKDDI AI-Chatを使いこなせるように教育プログラムの新設なども行っています。今後はAI開発者やAIによるビジネス展開を行える人財も創出していくことが狙いです。

パナソニックホールディングス

パナソニックホールディングスは、「ConnectGPT」をベースにしたAIアシスタントサービス「PX-GPT」を構築し、国内社員9万人の業務効率化を狙いました。※3

PX-GPTはマイクロソフトのAzure OpenAI Serviceを活用しており、パナソニックグループの国内全社員が社内イントラネット上でアクセスできます。AIの提供と同時に全社員への注意喚起や利用ルールの整備にも力を入れており、安全かつ利便性の高い利用を実現しています。

パナソニックホールディングスでは、IT部門だけでなく全部門の従業員がAIを活用し、新技術を利活用できる人材の育成を目指しています。

ウエインズトヨタ神奈川

トヨタ系販売会社のウエインズトヨタ神奈川は、年間約350件あるイベントの店頭販促（POP）やポスター、チラシの作成においてAdobe Fireflyを搭載したデザインツール「Adobe Express」を活用しています。

従来は外部のデザイナーに依頼して1週間かかっていたチラシの作成を、担当者が自ら作ることで20分程度に縮めるなどの効果が現れたと発表しました。

Adobe Expressの導入に際して、まずはPoC（概念実証）のため21人に対して試験的にライセンスを付与し、90日後に継続利用希望者が約60％に当たる13人に上り、このうち90％以上が時間効率や品質が向上したと回答しています。※4

生成AIツールで自動化の鬼になろう

本記事では、生成AIを活用して業務を効率化・自動化するための方法と、おすすめの生成AIツールについてご紹介しました。

生成AIを活用すれば、業務のあらゆる場面で起こる意思決定を高速化させ、業務全体の効率が向上します。一見生成AIの活用が難しいと思われがちな、営業やコミュニケーションの場でも十分活用可能です。

しかし、生成AIツールをただ利用するだけではカバーしきれないので、以下の方法・ステップも意識してみましょう。

• 業務フローの把握
• 業務の優先順位付け
• 不必要な業務の把握
• 業務の仕組みを改善

上記の通り、生成AIツールを導入するまでにはおよそ4つの工程が存在します。まずは、自社の業務フローを把握し、「生成AIを活用してどのように業務を改善していくのか」という綿密な計画を立てることが重要です。

その後、生成AIツールを実際に導入し、定期的に導入効果を測定しましょう。また、生成AIツールにはテキスト生成・画像生成・音声生成など、さまざまな分野に特化したツールが存在します。

本記事で紹介した企業活用事例も参考に自社に適した生成AIツールを導入してみてください。

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最後に

いかがだったでしょうか？

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